Varaukset-aikajana on Johkun hallinnan näkymä, joka näyttää aikajanalle lisätyt tuotteet resursseineen ja niissä olevat varaukset päivä- tai kellonaikasloteissa. Aikajanalta näet yhdellä silmäyksellä varaustilanteen ja vapaan saatavuuden.
Aikajanan vasemmassa yläkulmassa ovat päivämäärävalitsin ja Tänään-painike. Oikeasta yläreunasta voit zoomata näkymää sisään tai ulos, jolloin esille tulee enemmän tai vähemmän päiviä tai kellonaikoja. Tuotteet eivät tule aikajanalle automaattisesti, vaan ne lisätään aikajanalle erikseen. Yhdelle aikajanalle voi valita enintään kymmenen tuotetta, ja tyhjällä aikajanalla näkyy ilmoitus Tuotteita ei ole valittu. Jos aikajanalta puuttuu tuote, katso Näin luot uuden aikajanan, jossa kerrotaan myös tuotteiden lisääminen.
Aikajanan kaksi tilaa
Aikajanalla on kaksi perusasetusta eli tilaa:
- Päivittäinen näyttää päivämääräslotit. Se sopii vuorokausiperusteisesti varattaville tuotteille, kuten majoitukselle.
- Tunneittainen näyttää kellonaikaslotit valitusta ajasta 24 tuntia eteenpäin. Se sopii tunti- tai minuuttiperusteisesti varattaville tuotteille, kuten retkille ja aktiviteeteille.
Tila vaihdetaan aikajanaa muokkaamalla. Jos kaupassasi on sekä vuorokausi- että tuntiperusteisesti varattavia tuotteita, luo tuntivarattaville tuotteille oma aikajana.
Tuotteet ja resurssit aikajanalla
Aikajanan vasemmassa reunassa näkyvät allekkain aikajanalle lisätyt tuotteet sekä niiden resurssipoolit ja resurssit:
- Sininen otsikko, jossa info-kuvake = tuote
- Sen alla oleva sininen teksti = tuotteessa oleva resurssipooli
- Näiden alla oleva harmaa teksti = tuotteella käytössä oleva resurssi
Resurssin nimen vieressä näkyy suluissa resurssin enimmäiskapasiteetti. Kapasiteetin vieressä oleva kuvake kertoo, sallitaanko resurssille eri asiakkaiden samanaikaiset varaukset. Saat yksittäisten resurssien rivit esille klikkaamalla ensin tuotteen riviä ja sitten resurssipoolin riviä. Tuoterivin info-kuvakkeesta avautuvat tuotteen esittelytekstit ja kuva, jos ne on asetettu.
Varauspalkkien värit
Varaukset näkyvät aikajanalla palkkeina, ja palkin väri kertoo tilauksen maksustatuksen: sininen on avoin tilaus, keltainen vahvistettu tilaus, punainen laskutettu tai tositteellinen mutta maksamaton tilaus ja vihreä maksettu tilaus. Resurssivaraukset eli kauppiaan omat huoltovaraukset näkyvät aina harmaana. Palkkia klikkaamalla saat varauksen tarkemmat tiedot esille.
Näin luet saatavuuden aikajanalta
Aikajanan tuoterivillä näkyy tuotteen saatavuus palkkina. Jos tuotteella on vapaata tilaa, palkki on vihreä ja siinä näkyy saatavilla oleva kapasiteetti numerona.
- Päivittäisessä tilassa ei-saatavilla olevat päivät näkyvät punaisina. Päivä voi olla estetty resurssin Varattavissa-kohdan aikavälin kautta tai siksi, että koko tuotteen kapasiteetti on varattuna. Hintarivien ehdot eivät vaikuta saatavuuspalkin näkymiseen.
- Tunneittaisessa tilassa aikajanalla näytetään palkkina vain vapaa saatavuus. Ei-saatavilla olevat kellonaikaslotit näkyvät ilman palkkia vaaleanvihreällä tai valkoisella pohjalla: vaaleanvihreä on kuluva vuorokausi, valkoinen mennyt tai tuleva vuorokausi.
- Jos tuotteella on resurssipooli ja sen resursseissa on varauksia, resurssipoolin rivillä näkyy vihreällä raidoituksella palkki, jossa lukee varattujen resurssien määrä ja resurssien kokonaismäärä poolissa, esimerkiksi 2/5.
Mitä aikajanalta voi tehdä
Aikajanalta voit luoda manuaalitilauksen klikkaamalla vapaata ajankohtaa tuotteen rivillä, siirtää varauksen raahaamalla sitä sekä kirjata asiakkaan sisään ja ulos varauksen tiedoista. Katso tarkemmat ohjeet: Näin luot manuaalisen tilauksen, Näin siirrät varauksen uuteen ajankohtaan ja Näin siirrät varauksen toiseen resurssiin.
Jos jokin näyttää oudolta
- Tuotetta ei näy aikajanalla: tuotetta ei ole lisätty tälle aikajanalle. Lisää se aikajanan muokkauksen kautta.
- Haluat tulostaa varaustilanteen tai lähettää sen siivoojalle: aikajanasta ei ole tulostettavaa versiota. Käytä Agendaraporttia, jonka saat PDF-muodossa ja voit ajastaa lähtemään sähköpostilla.
- Päivä näkyy punaisena, vaikka varauksia ei ole: resurssin Varattavissa-ajat todennäköisesti estävät päivän. Tarkista resurssin asetukset Resurssienhallinta-alueen ohjeella.