Asiakkaan varauksen voi siirtää uuteen ajankohtaan Johkussa kolmella tavalla. Oikea tapa riippuu kahdesta asiasta: muuttuuko varauksen hinta uudessa ajankohdassa, ja onko tilaus jo maksettu.
Valitse polku näin: jos hinta ei muutu, siirrä varaus suoraan aikajanalla tai varauksen tiedoissa. Jos hinta muuttuu ja tilaus on vielä avoin, muokkaa tilausta. Jos hinta muuttuu ja tilaus on jo maksettu, käytä Käsittele ennakkomaksuna -toimintoa.
Näin siirrät varauksen, kun hinta ei muutu
Helpoin tapa on siirto aikajanalla:
- Tartu Varaukset-aikajanalla varauspalkista kiinni.
- Raahaa palkki haluamaasi ajankohtaan palkkia koko ajan painaen ja päästä irti.
- Vahvista siirto valitsemalla Tallenna.
Voit myös muokata ajankohdan käsin:
- Avaa varauksen tiedot klikkaamalla varauspalkkia aikajanalla, tilaajan nimeä Agendan varausrivillä, varausta Varauslistalla tai kalenterikuvaketta tilauksella tuotteen nimen vieressä.
- Muuta varauksen Ajat-kohdassa Varaus alkaa- ja Varaus päättyy -ajat.
- Valitse Tallenna.
Varaus näkyy aikajanalla uudella ajankohdalla. Tilauksen tiedoissa näkyy uusi varausajankohta ja suluissa alkuperäinen ajankohta. Huomioi, että tämä tapa ei muuta tilauksen hintaa, vaikka uusi ajankohta olisi hinnoiteltu eri tavalla: hinnan pitää muuttua vain alla olevilla tavoilla.
Näin muutat ajankohtaa, kun hinta muuttuu ja tilaus on avoin
- Avaa tilaus esimerkiksi Tilaukset-sivulta ja valitse Muokkaa tilausta.
- Lisää tilaukselle uusi tuotevaraus uudella ajankohdalla valitsemalla Lisää tuote ja valitsemalla tuote ja uusi ajankohta.
- Poista alkuperäinen varaus tilaukselta klikkaamalla ruksikuvaketta tuotteen rivillä ja vahvistamalla poisto. Jos tuotteeseen mahtuu vain yksi varaus tai resursseja on vain yksi, poista alkuperäinen varaus ensin ja lisää uusi vasta sitten.
- Valitse Tallenna.
Hinta ja varaus päivittyvät tilaukselle. Jos olit lähettänyt asiakkaalle maksulinkin, lähetä uusi.
Näin muutat ajankohtaa, kun tilaus on jo maksettu
Maksetun tilauksen ajankohta muutetaan Käsittele ennakkomaksuna -toiminnolla. Se luo uuden tilauksen, jossa alkuperäinen tuote on negatiivisella summalla. Kun lisäät tilaukselle tuotteen uudella ajankohdalla, alkuperäisen ja uuden summan erotus jää joko asiakkaan maksettavaksi tai sinulle palautettavaksi.
- Klikkaa Tilaukset-sivun yläosassa Valitse-painiketta ja klikkaa muutettavaa tilausta. Valittu rivi lihavoituu.
- Klikkaa Käsittele ennakkomaksuna.
- Johku kysyy, poistetaanko resurssivaraukset tilaukselta. Jos tilauksella on vain siirrettävä varaus, valitse Kyllä. Jos tilauksella on myös muita varauksia, joita et halua poistaa, valitse Ei ja poista siirrettävä varaus erikseen varauksen tiedoista.
- Uusi tilaus muodostuu, ja alkuperäinen tuote näkyy sillä miinussummalla. Klikkaa Muokkaa tilausta.
- Lisää tilaukselle tuote uudella ajankohdalla. Säilytä negatiivinen tuoterivi tilauksella.
Valitse sitten loppukäsittely tilauksen summan mukaan:
- Summa jää negatiiviseksi (palautat rahaa): valitse Hyväksy → Tosite ilman maksusuorituksia ja vahvista tositteen luonti. Avaa tosite, valitse Suoritukset-kohdassa Lisää suoritus (päivämäärä ja negatiivinen summa tulevat automaattisesti), valitse maksutavaksi asiakkaan alkuperäinen maksutapa, valitse OK ja Tallenna. Palauta sitten erotus asiakkaalle: Visma Pay -maksussa Visma Payn portaalissa osittaisena palautuksena, suorassa MobilePay-maksussa Johkussa ja muissa maksutavoissa maksunvälittäjän palvelussa tai tilisiirtona. Katso tarvittaessa Näin teet osittaishyvityksen.
- Summa jää positiiviseksi (asiakas maksaa lisää): valitse Tallenna ja lähetä asiakkaalle maksulinkki, tai valitse Hyväksy → Lasku. Muu kuin Netvisor- tai Ropo-lasku kirjataan maksetuksi manuaalisesti lisäämällä maksusuoritus, kun maksu näkyy tilillä.
Nyt varaus on siirretty
Varaus näkyy aikajanalla ja tilauksella uudella ajankohdalla. Ilmoita asiakkaalle uusi ajankohta, sillä siirrosta ei lähde automaattista viestiä.
Jos jokin menee vikaan
- Uutta varausta ei voi lisätä: alkuperäinen varaus varaa vielä kapasiteetin. Poista alkuperäinen varaus ensin.
- Muutit varauksen henkilömäärää, mutta tilauksen hinta ei muuttunut: varauksen tietojen muokkaus ei päivitä tilauksen hintaa eikä henkilömäärää, vaan tilaukselle päivittyy vain varauksen ajankohta. Jos asiakas maksoi useammasta henkilöstä kuin saapuu, tee osittaishyvitys.
- Siirsit varauksen aikajanalla, mutta hinta olisi pitänyt muuttua: siirto aikajanalla ei koskaan muuta hintaa. Peru siirto raahaamalla varaus takaisin ja käytä hinnan muuttavaa polkua.