Manuaalinen tilaus luodaan Johkun hallinnassa tilauseditorilla, kun asiakas varaa esimerkiksi puhelimitse tai sähköpostilla. Varattaville tuotteille kätevin aloituspaikka on Varaukset-aikajana, sillä näet varaustilanteen suoraan, kun valitset ajankohtaa.
Ennen kuin aloitat
- Tilauseditorin käyttö edellyttää, että käyttöliittymän asetuksissa on kelluva kuitti käytössä. Oletuksena se on käytössä.
- Kassakäyttäjä-oikeustason käyttäjät eivät voi luoda manuaalitilauksia hallinnassa.
- Resurssivaraukset-aikajanalta ei voi tehdä tilauksia, ainoastaan kauppiaan omia huoltovarauksia.
Näin aloitat tilauksen
Voit aloittaa tilauksen teon useasta paikasta:
- klikkaamalla Varaukset-aikajanalla vihreää saatavuuspalkkia tuotteen rivillä haluamasi ajankohdan kohdalla
- klikkaamalla Agendalla, Tilaukset-sivulla tai Varauslistalla Luo uusi
- klikkaamalla ostoskorikuvaketta Tuotteet ja tuoteryhmät -sivun listalla
- avaamalla tilauseditorin sivunuolesta millä tahansa hallinnan sivulla.
- Valitse tuotteen varauksen ajankohta ja henkilö- tai lippumäärä (varattavat tuotteet) tai kappalemäärä (ostettavat tuotteet ja arvokortit).
- Jos tuotteella on resurssipooli, voit valita resurssit itse klikkaamalla Valitse resurssit itse tai antaa Johkun allokoida vapaat resurssit automaattisesti.
- Klikkaa toimintopainiketta (oletuksena Varaa/Osta). Tuote siirtyy tilauseditoriin, joka avautuu sivun laidasta.
- Lisää tarvittaessa muita tuotteita samoilla tavoilla tai tilauseditorin Lisää tuote -painikkeella. Jos Lisää tuote -painiketta ei näy, klikkaa harmaata Toimitus-riviä Asiakastiedot-kohdan alapuolella, jolloin rivi aktivoituu siniseksi ja painikkeet tulevat esille.
Näin lisäät tilaajan tiedot
- Klikkaa tilauseditorin yläosassa Valitse.
- Hae olemassa oleva tilaaja tai yritys- eli laskutusasiakas hakukentästä nimen osalla, klikkaa Valitse ja OK. Jos asiakkuutta ei vielä ole, valitse Luo uusi tilaaja tai Luo uusi laskutusasiakas.
- Jos valitset laskutusasiakkaan, valitse myös tilaaja. Lippuviestit ja tuotteiden ajastetut viestit menevät tilaajan sähköpostiin, mahdollinen lasku laskutusasiakkaalle.
Näin valitset maksun tai muun loppukäsittelyn
- Käteinen: tilaus kuittautuu maksetuksi käteismaksulla, ja asiakkaalle syntyy tosite.
- Kortti: tilaus kuittautuu maksetuksi korttimaksulla. Jos käyttöliittymään on kytketty integroitu maksupääte, se aktivoituu vastaanottamaan maksun, ja tilaus kuittautuu maksetuksi, kun asiakas vie maksun päätteellä läpi.
- Mobiilimaksu: käytettävissä vain, jos kaupassa on Visma Pay. Esille tulee Visma Payn ikkuna, johon syötetään asiakkaan puhelinnumero, ja asiakas vahvistaa maksun sovelluksessaan.
- Arvoseteli: tilaus kuitataan maksetuksi Johkuun luodulla arvosetelillä tai lahjakortti- tai sarjalippukoodilla.
- Hyväksy-napin alta: Lasku (lasku lähtee Laskutusvahvistus-viestin liitteenä; verkkolaskutus vain Netvisor- tai Ropo-integraatiolla, ja muut laskut kuitataan maksetuksi manuaalisesti lisäämällä maksusuoritus), Tosite ilman maksusuorituksia (kun maksu kirjataan erikseen), Vahvista tilaus (tilaus lukittuu, liput ja arvokortit toimitetaan, maksu peritään myöhemmin) tai Ei laskuteta (tositetta ja myyntiä ei synny, eivätkä tilaukset näy myyntiraporteilla).
- Tallenna: tilaus jää avoimeksi ja muokattavaksi, kunnes sille valitaan maksutapa, laskutus tai Ei laskuteta. Avoimesta tilauksesta voit lähettää asiakkaalle maksulinkin onlinemaksua varten.
Nyt tilaus on luotu
Tilaus tallentuu Tilaukset-sivulle, ja jos valitsit maksutavan, syntyy myös tosite tai lasku. Tilauksen varaukset näkyvät aikajanalla värillisellä palkilla resurssin kohdalla: sininen on avoin, keltainen vahvistettu, punainen laskutettu tai maksamaton ja vihreä maksettu tilaus.
Jos jokin menee vikaan
- Lisää tuote -painiketta ei näy: klikkaa harmaata Toimitus-riviä, jolloin rivi aktivoituu ja painikkeet tulevat esille.
- Tilausta ei voi enää muokata: tilauksesta on jo muodostettu tosite tai lasku. Vain avoimet tilaukset ovat muokattavissa. Varauksen aikoja voi silti muuttaa manuaalisesti, mutta henkilömäärät ja hinnat eivät muutu. Muodostettua tositetta tai laskua ei saa takaisin avoimeksi tilaukseksi: jos tilaus hyväksyttiin vahingossa laskuksi, hyvitä se ja luo uusi tilaus.