Koontitilaus kokoaa Johkussa useamman avoimen tai vahvistetun tilauksen yhdeksi laskutettavaksi tilaukseksi. Se on kätevä, kun laskutat esimerkiksi yritysasiakasta tai ryhmän varauksia kootusti määräajoin erillisten laskujen sijasta.
Koonnissa valittujen tilausten tuotenimikkeet siirtyvät hintatietoineen yhdelle laskutettavalle tilaukselle. Varsinaiset varaukset säilyvät alkuperäisillä tilauksilla. Koontitilausta ei voi muodostaa tilauksista, joista on jo muodostettu tosite.
Näin luot koontitilauksen
- Mene Tilaukset-sivulle ja rajaa näkymää: syötä hakukenttään asiakkaan nimi ja valitse Näytä-kohtaan Vahvistetut tilaukset tai Avoimet tilaukset. Voit käyttää myös päivämäärärajausta.
- Klikkaa sivun yläreunasta Valitse-painiketta.
- Klikkaa yksitellen niitä tilausrivejä, jotka haluat mukaan koontiin. Valitut rivit muuttuvat lihavoiduiksi ja sisennetyiksi.
- Klikkaa Luo koontitilaus.
- Jos valituissa tilauksissa on erilaisia tilaaja- tai laskutusasiakastietoja, valitse ikkunassa tilaaja ja laskutusasiakas ja klikkaa Jatka.
- Koontitilaus muodostuu ja avautuu oikealle. Jos haluat lisätä sille tuotteita, klikkaa Muokkaa tilausta: tilauseditorissa voit lisätä tuotteita, muokata hintoja ja käyttää alennus- ja arvokorttikoodeja.
- Tallenna koontitilaus.
Nyt koontitilaus on luotu
Koontitilaus näkyy Tilaukset-sivulla kansiokuvakkeella. Plus-kuvakkeesta saat esille kaikki koontiin sisältyvät alkuperäiset tilaukset, joissa on nuolikuvake. Alkuperäisten tilausten tilaksi muuttuu Laskutettu heti koonnin luontihetkellä, vaikka koontitilauksesta ei olisi vielä muodostettu laskua. Koontitilauksen Lisätietoja-kohtaan listautuvat koontiin vietyjen tilausten numerot, ja alkuperäiset tilaukset löytyvät myös koontitilauksen Alkuperäiset tilaukset -välilehdeltä.
Koontitilaus ei sisällä varauksia, vaan varaukset säilyvät alkuperäisillä tilauksilla. Älä siis poista alkuperäisiä tilauksia.
Näin laskutat koontitilauksen
- Muokkaa tarvittaessa tilauksen sisältöä: voit muokata hintoja, lisätä manuaalisia rivejä kuten laskutuslisän, muokata tilaaja- ja laskutusasiakastietoja ja käyttää alennuskoodia.
- Kun olet valmis, klikkaa koontitilauksella Hyväksy → Lasku, tai lähetä asiakkaalle maksulinkki Maksulinkki-painikkeella.
- Jos lähetät laskun eikä kaupassasi ole Netvisor- tai Ropo-laskutusintegraatiota, lasku lähtee vain sähköpostitse, ja se kirjataan maksetuksi manuaalisesti lisäämällä tositteelle maksusuoritus, kun maksu näkyy tilillä.
Hyvä tietää: Muokkaa uutena tilauksena luo koonnin
Koontitilaus syntyy myös automaattisesti, kun vahvistetulla tilauksella klikataan Muokkaa uutena tilauksena, sillä vahvistetun tilauksen sisältö on lukittu. Jos haluat muokata vahvistettua tilausta ilman koontia, valitse Muuta avoimeksi tilaukseksi. Huomioi, että avoimeksi muuttaminen ei poista tai hyvitä jo luotuja lippuja tai arvokortteja.
Jos jokin menee vikaan
- Luo koontitilaus ei onnistu: tarkista, että kaikki valitut tilaukset ovat avoimia tai vahvistettuja. Tilauksia, joista on jo tosite, ei voi viedä koontiin.
- Poistit vahingossa koontiin kuuluvan alkuperäisen tilauksen: myös sillä ollut varaus poistui. Luo varaus tarvittaessa uudelleen manuaalitilauksena ja käytä loppukäsittelynä Ei laskuteta -valintaa, jotta myynti ei kirjaudu kahteen kertaan.