Tilauksen peruutus ja hyvittäminen tehdään Johkun hallinnassa tai kassatoiminnoissa. Asiakas ei voi peruuttaa tilaustaan itse, vaan peruutuksen tekee aina kauppias. Maksu palautuu asiakkaalle Johkun toiminnoilla vain, kun tilaus on maksettu Visma Paylla tai suoralla MobilePay-maksutavalla: muissa tapauksissa maksu palautetaan maksunvälittäjän portaalissa.
Tämä ohje koskee koko tilauksen poistamista tai hyvittämistä. Jos palautat vain osan maksusta, katso Näin teet osittaishyvityksen.
Johkun peruutus- ja hyvitystoiminnot pähkinänkuoressa
- Poista tilaus näkyy vain avoimilla ja vahvistetuilla tilauksilla, eli kun tositetta ei vielä ole. Tilaus ja sen varaukset poistuvat kokonaan, kapasiteetti vapautuu muiden varattavaksi, ja tilauksen liput ja arvokortit mitätöityvät. Käytetyn arvokortti- tai sarjalippukoodin käyttökerta palautuu koodille, mutta alennuskoodin käyttökerta ei palaudu. Poiston yhteydessä voit lähettää asiakkaalle peruutusviestin. Maksua ei hyvitetä.
- Arkistoi näkyy kaikilla tilauksilla. Arkistoinnin yhteydessä voit valita myös varausten poiston; pelkkä arkistointi säilyttää varauksen Johkussa. Liput ja arvokortit säilyvät ennallaan. Arkistoidut tilaukset löytyvät Tilaukset-sivun Arkistoidut tilaukset -osasta. Maksua ei hyvitetä.
- Hyvitä tosite (ja Hyvitä tosite ja palauta Visma Pay/MobilePay -suoritukset): tilaus muuttuu Hyvitetty-tilaan ja Johkuun muodostuu hyvitystosite negatiivisella summalla. Varaus säilyy asiakkaalla, eli kapasiteetti ei vapaudu. Varauksen poistat arkistoimalla tilauksen varausten poistolla tai varauksen tiedoista Poista varaus -painikkeella. Liput ja arvokortit mitätöityvät. Maksusuoritus palautuu asiakkaalle vain palauta suoritukset -valinnalla, ja vain Visma Pay- tai suorissa MobilePay-maksuissa.
- Hyvitä kuitti käytetään kassan Tapahtumat-listalta ja vahvistetaan Vahvista-napilla. Tilaus muuttuu Hyvitetty-tilaan, hyvitystosite muodostuu ja varaus poistuu, jolloin kapasiteetti vapautuu. Visma Pay -onlinemaksussa asiakas saa tilinumerokyselyn palautusta varten.
Näin hyvität onlinemaksun
Jos asiakas maksoi Visma Payn tai MobilePayn kautta:
- Valitse Hyvitä tosite ja palauta Visma Pay/MobilePay -suoritukset tai kassalla Hyvitä kuitti.
- Jos haluat poistaa myös varauksen (Hyvitä tosite -polulla), valitse lisäksi Arkistoi ja varausten poisto, jolloin kapasiteetti vapautuu muiden varattavaksi.
- Tosite hyvittyy, hyvitystosite syntyy ja maksu palautuu asiakkaalle automaattisesti. Palautusta ei tarvitse tehdä erikseen välittäjän portaalissa. MobilePay-palautuksen tarkemmat vaiheet: Näin palautat MobilePay-maksun kokonaan tai osittain.
Jos et halua palauttaa maksua vaan ainoastaan hyvittää tilauksen Johkussa, käytä pelkkää Hyvitä tosite -toimintoa. Tätä käytetään esimerkiksi silloin, kun asiakkaalle luodaan tilalle uusi samanhintainen tilaus.
Jos asiakas maksoi muun maksunvälittäjän kautta (esimerkiksi Paytrail, Stripe tai PayPal):
- Valitse Hyvitä tosite tai kassalla Hyvitä kuitti, ja päätä varauksen kohtalo kuten yllä.
- Kirjaudu maksunvälittäjän portaaliin ja palauta asiakkaan maksusuoritus siellä manuaalisesti. Johku ei voi palauttaa näitä maksuja.
Kassan korttimaksujen hyvittäminen
Jos käytössä on Johkuun integroitu Seitatech-maksupääte, korttimaksun hyvitys tehdään omalla prosessillaan, joka ohjeistetaan Johku Supportin Maksaminen kassalla -aiheessa. Ulkoisella maksupäätteellä maksetut korttimaksut palautetaan päätteen maksunvälittäjän portaalissa, ja Johkussa tehdään hyvitys kuten yllä.
Edistynyt: ristiinmyynti ja komissiot hyvityksissä
Jos tilaus on tehty toisen kauppiaan Johku-myyntikanavassa ja kanava perii komissiota, komission osuus ei palaudu asiakkaalle automaattisesti:
- Visma Pay: Visma Pay jyvittää maksut automaattisesti, joten hyvityksessä palautuu vain kauppiaalle tilitetty osuus. Palauta komission osuus asiakkaalle manuaalisesti esimerkiksi tilisiirrolla ja neuvottele tarvittaessa myyntikanavan kanssa komission palauttamisesta sinulle.
- MobilePay (suora maksutapa): komissiosta syntyy erillinen myyntikanavan lähettämä lasku, joten Johkun palautustoiminnolla tai MobilePay-yritystilistä maksu palautuu asiakkaalle kokonaisuudessaan. Neuvottele komission osuudesta myyntikanavan kanssa.
- Muu onlinemaksutapa: palauta koko maksu maksunvälittäjän portaalissa ja tee Johkussa Hyvitä tosite. Komissiosta on erillinen lasku, josta neuvottelet myyntikanavan kanssa.
Jos jokin menee vikaan
- Poista tilaus -painiketta ei näy: tilauksesta on jo muodostettu tosite tai lasku. Käytä hyvitystoimintoja ja tarvittaessa Arkistoi-toimintoa varauksen poistoon.
- Hyvitit tositteen, mutta kapasiteetti ei vapautunut: Hyvitä tosite säilyttää varauksen tarkoituksella. Poista varaus arkistoimalla tilaus varausten poistolla tai varauksen tiedoista Poista varaus -painikkeella.
- Hyvitys Visma Payhin ei onnistunut: Johku näyttää hyvitystä tehdessä ilmoituksen, jos palautus Visma Payhin epäonnistuu, esimerkiksi kun Visma Pay -tilillä ei ole saldoa. Tee palautus silloin Visma Payn portaalissa ja hae maksu tilauksella näkyvällä Visma Pay -tilausnumerolla.
- Tilaus hyväksyttiin vahingossa laskuksi tai tositteeksi: muodostettua tositetta tai laskua ei saa takaisin avoimeksi tilaukseksi. Hyvitä tosite Johkussa ja luo uusi tilaus. Jos käytössä on Netvisor-integraatio, hyvitystosite siirtyy Netvisoriin automaattisesti, joten tee hyvitys aina Johkussa, ei Netvisorissa.
- Asiakas kysyy, missä palautus viipyy: katso Hyvitys ei näy asiakkaalla.