Johkussa asiakas voi lähettää verkkokaupasta pyynnön tilauksensa peruuttamisesta tai varauksensa siirrosta eri ajankohtaan, kun kauppias on kytkenyt pyyntötoiminnot käyttöön. Pyyntö on asiakkaan keskustelunavaus: se ei peruuta tai siirrä mitään automaattisesti, vaan kauppias tekee muutokset Johkun toiminnoilla.
Näin otat pyynnöt käyttöön
- Mene Asetukset → Viestintä → Ehdot ja vakiotekstit -sivulle. Asetuksiin pääseminen edellyttää ylläpitäjä-tason tunnuksia.
- Kytke Tilaus- ja peruutusehdot -otsikon alta käyttöön Anna asiakkaille mahdollisuus pyytää tilauksen peruutusta, Anna asiakkaille mahdollisuus pyytää varauksen siirtoa tai molemmat. Oletuksena kumpikaan ei ole käytössä.
- Valitse Tallenna.
Valinnat koskevat koko kauppaa. Jos osa tuotteistasi ei salli peruutusta tai siirtoa, kirjoita se ehtoihin: silloin voit hylätä pyynnön ehtojesi perusteella.
Missä pyynnöt näkyvät asiakkaalle
Pyyntöpainikkeet tulevat esille asiakkaalle Tilauksen tietosivun alareunaan. Tilauksen tietosivu avautuu maksuvahvistuksen tai avoimen tilauksen vahvistuksen Tilauksen tiedot -painikkeesta sekä verkko-ostoksen jälkeen avautuvan Kiitos-sivun Tilauksen tietosivu -painikkeesta. Voit myös lähettää tietosivun osoitteen asiakkaalle itse: osoite avautuu tilauksen perustietojen Tilauksen tietosivu -painikkeesta.
Kun asiakas lähettää pyynnön, hän valitsee tilauksen rivit, joita pyyntö koskee, siirtopyynnössä myös toivotun uuden ajankohdan kalenterista, ja voi kirjoittaa vapaamuotoisen syyn. Pyynnöstä lähtee kaksi automaattista sähköpostia: asiakkaalle kuittausviesti ja kauppiaalle viesti Uusi asiakkaan tilausmuutospyyntö, josta näkyvät pyynnön tyyppi ja valitut rivit. Molemmissa näkyy tilausnumero. Muuta viestintää pyyntöihin ei sisälly, vaan kauppias viestii päätöksensä asiakkaalle itse.
Näin käsittelet saapuneen pyynnön
- Avaa hallinnassa viestissä mainittu tilaus esimerkiksi Tilaukset-sivun haulla.
- Avaa pyyntö tilauksen tiedoista: pyyntö näkyy omana välilehtenään.
- Merkitse pyyntö käsitellyksi tai hylätyksi ja kirjaa tarvittaessa sisäisiä muistiinpanoja. Käsittely tai hylkäys ei muuta asiakkaan tilausta tai varausta millään tavalla.
- Tee varsinaiset muutokset Johkun toiminnoilla:
- Jos hyväksyt peruutuspyynnön, tee peruutus, hyvitys ja maksunpalautus ohjeen Näin peruutat ja hyvität tilauksen mukaan.
- Jos hyväksyt siirtopyynnön, siirrä varaus ohjeen Näin siirrät varauksen uuteen ajankohtaan mukaan.
- Ilmoita asiakkaalle päätöksesi ja mahdolliset lisätiedot, esimerkiksi varauksen uusi ajankohta tai hylkäyksen syy.
Nyt pyyntö on käsitelty
Tekemäsi päätös jää näkyviin tilauksen tietoihin. Huomioi, että jo tehty päätös ei estä asiakasta lähettämästä uutta pyyntöä Tilauksen tietosivulta.
Jos jokin menee vikaan
- Pyyntöpainikkeita ei näy asiakkaalle: tarkista, että toiminto on kytketty käyttöön Ehdot ja vakiotekstit -sivulla.
- Merkitsit pyynnön käsitellyksi, mutta varaus ei muuttunut: tämä on tarkoituksellista. Merkintä on vain kirjanpitoa varten, ja muutokset tehdään aina erikseen Johkun toiminnoilla.