Johkun hallinnan Asiakkaat-sivu on kauppasi asiakasrekisteri. Sieltä löydät asiakkaan yhteystiedot, markkinointiluvan ja kaikki hänen tilauksensa, ja voit päivittää tietoja tai ladata koko rekisterin Excel-tiedostona. Tämä auttaa, kun asiakas soittaa ja kysyy tilauksistaan tai kun tarvitset asiakaslistan.
Miten asiakas tulee rekisteriin
Johku lisää asiakkaan rekisteriin aina, kun tilaukseen lisätään asiakastiedot. Verkkokaupan tilauksissa tämä tapahtuu aina. Kassalla asiakas tallentuu silloin, kun lisäät asiakastiedot tilaukselle. Voit myös lisätä asiakkaan käsin.
Näin haet asiakkaan
- Avaa Johkun hallinnassa Tilaukset-näkymä ja valitse yläpalkista välilehti Asiakkaat.
- Kirjoita hakukenttään Etsi hakusanalla asiakkaan nimi, puhelinnumero tai sähköposti.
- Klikkaa asiakkaan riviä. Asiakkaan tiedot aukeavat oikealle omalle välilehdelleen, esimerkiksi Asiakas 58: Erkki Esimerkki.
Voit järjestää listan sarakeotsikon nuolesta, esimerkiksi nimen tai ID:n mukaan.
Mitä asiakkaan tiedoissa on
Asiakkaan tiedoissa on neljä välilehteä:
- Perustiedot: nimi, osoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, puhelinnumero, sähköposti ja markkinointilupa.
- Tunnistetiedot: Johku-asiakkaan QR-koodi, joka on asiakkaan yksilöllinen tunniste kassalla, sekä Kanta-asiakaskortit, joihin tallennat asiakkaan oman kanta-asiakaskortin tunnisteen. Kummallakin tunnistat asiakkaan kassalla. Uuden kortin lisäät painikkeella Uusi kanta-asiakaskortti.
- Linkitykset: laskutusasiakkaat, joihin asiakas kuuluu, oletuslaskutusasiakas ja kustannuspaikka.
- Tilaukset: asiakkaan kaikki tilaukset tilausnumeron, summan, maksutilan, tilauspäivän ja käsittelyn tilan kanssa.
Näin muokkaat asiakkaan tietoja
- Avaa asiakas Asiakkaat-sivulta ja valitse välilehti Perustiedot.
- Muuta tarvittavat kentät. Markkinointiluvan muutat valikosta, jossa on arvo Markkinointi KIELLETTY tai sen vastakohta.
- Klikkaa Tallenna.
Nyt muutos näkyy Asiakkaat-listassa. Huomaa, että muutos tallentuu vain omaan kauppaasi. Jos asiakas päivittää tietojaan itse tilauksen yhteydessä tai asiakasportaalissa, asiakkaan omat tiedot korvaavat tekemäsi muutokset.
Näin lisäät asiakkaan käsin
- Klikkaa Asiakkaat-sivulla Luo uusi.
- Täytä vähintään asiakkaan nimi.
- Klikkaa Tallenna.
Näin linkität asiakkaan yritykseen
Kun asiakas tilaa yrityksensä laskuun, linkitä hänet yrityksen laskutusasiakkaaseen:
- Avaa asiakas ja valitse välilehti Linkitykset.
- Valitse yritys valikosta Linkitä laskutusasiakas. Jos yritystä ei vielä ole, klikkaa Luo laskutusasiakas.
- Jos asiakas tilaa yleensä saman yrityksen laskuun, valitse yritys myös kohtaan Oletuslaskutusasiakas. Johku linkittää oletuslaskutusasiakkaan tilaajalle automaattisesti.
- Klikkaa Tallenna.
Yritysasiakkaiden hallinnasta kerrotaan tarkemmin ohjeessa Näin hallitset laskutusasiakkaita Johkussa.
Näin lataat asiakasrekisterin Exceliin
- Klikkaa Asiakkaat-sivulla Lataa Excel-tiedosto.
- Avaa ladattu tiedosto taulukkolaskentaohjelmassa.
Tiedostossa on yksi rivi asiakasta kohden. Sarakkeiden otsikot ovat Johkun teknisiä kenttänimiä englanniksi, esimerkiksi name (nimi), address, zip ja city (osoite), email (sähköposti), phone (puhelinnumero), company (yritys), allowmarketing (markkinointilupa) ja billingcustomer_id (linkitetyn laskutusasiakkaan ID).
Tiedosto sisältää henkilötietoja. Säilytä se turvallisesti ja poista se, kun et enää tarvitse sitä. Käytä markkinointiin vain asiakkaita, joilla on markkinointilupa.
Jos jokin ei toimi
- Sama asiakas näkyy listalla useaan kertaan. Näin käy, kun asiakas on antanut eri tilauksissa eri tietoja, esimerkiksi eri sähköpostiosoitteen. Johkussa ei ole toimintoa asiakasrivien yhdistämiseen. Päivitä ajantasaiset tiedot yhdelle riville ja poista tarvittaessa ylimääräiset. Tilaukset säilyvät, vaikka poistat rivin.
- Kassatilausta ei näy asiakkaan tilauksissa. Kassatilaus liittyy asiakkaaseen vain, jos asiakastiedot lisättiin tilaukselle.
- Tekemäsi muutos katosi. Asiakas on todennäköisesti päivittänyt tietonsa itse uuden tilauksen yhteydessä. Asiakkaan itse antamat tiedot korvaavat hallinnassa tehdyt muutokset.
Asiakkaan poistaminen
Poistat asiakkaan avaamalla hänen tietonsa ja klikkaamalla Poista asiakas. Poisto poistaa asiakkaan asiakasrekisteristä, mutta hänen henkilötietonsa säilyvät aiemmilla tilauksilla, tositteilla ja varauksilla, kunnes anonymisoit ne. Vanhojen asiakastietojen pysyvästä poistamisesta tietosuojasyistä kerrotaan ohjeessa Näin anonymisoit vanhat asiakastiedot Johkussa.