Johkun Anonymisointi-toiminto muuttaa valittua päivää vanhempien tilausten, tositteiden ja varausten asiakkaiden henkilötiedot pysyvästi nimettömiksi. Samalla voit poistaa asiakasrekisteristä asiakkaat, joita ei enää tarvita. Tietosuoja-asetus (GDPR) edellyttää, ettei henkilötietoja säilytetä pidempään kuin on tarpeen, ja anonymisointi on Johkussa tapa hoitaa tämä. Myyntiluvut säilyvät, vain henkilötiedot poistuvat.
Anonymisointia ei voi perua. Lue koko ohje ennen kuin suoritat sen.
Ennen kuin aloitat
- Tarvitset hallinnan käyttäjän, jolla on pääsy Asetukset-sivulle.
- Sovi kirjanpitäjäsi kanssa, mihin päivään asti tiedot voi anonymisoida. Kirjanpitolain mukaan tositteet on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Varmista, ettei anonymisointi heikennä kirjanpitosi tositteita, erityisesti yrityksille lähetettyjä laskuja, joissa ostajan tiedot ovat pakollisia.
- Ota tarvittavat raportit talteen etukäteen, jos tarvitset asiakaskohtaisia tietoja myöhemmin.
Näin anonymisoit asiakastiedot
- Avaa Johkun hallinnassa Asetukset.
- Valitse Palvelun hallinta -osion Tietosuoja-kohdasta Anonymisointi.
- Valitse kohtaan Anonymisoi tähän asti päivä. Tätä päivää vanhemmat tiedot anonymisoidaan. Oletuksena päivä on kolme vuotta taaksepäin tästä päivästä.
- Valitse kohdassa Sisällytä anonymisointiin, mitkä tiedot käsitellään: Tilaukset, Tositteet ja Varaukset.
- Valitse kohdassa Asiakkaiden poisto, poistetaanko asiakkaita rekisteristä (vaihtoehdot alla).
- Valitse Anonymisoitujen tietueiden näyttötila, eli miltä anonymisoidut tiedot näyttävät jatkossa (vaihtoehdot alla).
- Tarkista Esikatselu-taulukosta, montako tilausta, sähköpostiviestiä, tositetta ja varausta anonymisointi koskee.
- Klikkaa Suorita anonymisointi.
Nyt valittua päivää vanhempien tilausten, tositteiden ja varausten henkilötiedot on korvattu nimettömillä tiedoilla. Myyntiraportit toimivat edelleen, mutta niistä ei enää näe, kuka tilasi.
Asiakkaiden poisto -vaihtoehdot
- Älä poista asiakkaita: asiakasrekisteri pysyy ennallaan. Vain tilausten, tositteiden ja varausten henkilötiedot anonymisoidaan.
- Poista tämän ajon seurauksena irrallisiksi jääneet asiakkaat: poistaa asiakkaat, joilla ei tämän anonymisoinnin jälkeen ole enää yhtään tilausta tai muuta viittausta.
- Poista kaikki asiakkaat, joihin ei ole viittauksia: poistaa kaikki asiakkaat, joilla ei ole tilauksia tai muita viittauksia, myös ne, jotka olivat irrallisia jo ennen tätä ajoa, esimerkiksi käsin lisätyt asiakkaat.
Näyttötila-vaihtoehdot
- Raakadata: henkilötiedot korvataan merkeillä, esimerkiksi tähdillä.
- Staattiset nimikkeet (oletus): henkilötiedot korvataan yleisellä nimikkeellä, esimerkiksi tilauksen numerolla.
- Keksityt tiedot: henkilötiedot korvataan keksityillä, leikkisillä nimillä ja katuosoitteilla. Valitse tämä, jos haluat, että listat näyttävät luontevilta, mutta muista, ettei niissä ole oikeita asiakkaita.
Jos asiakas pyytää tietojensa poistamista
Asiakkaalla on tietosuoja-asetuksen mukaan oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista. Kauppiaana olet rekisterinpitäjä ja vastaat pyyntöön.
- Tarkista, pitääkö tietoja vielä säilyttää esimerkiksi kirjanpitolain vuoksi. Lakisääteisesti säilytettäviä tietoja ei tarvitse poistaa ennen säilytysajan loppua.
- Poista asiakas asiakasrekisteristä: avaa asiakas Asiakkaat-sivulla ja klikkaa Poista asiakas. Asiakas poistuu rekisteristä, mutta hänen henkilötietonsa säilyvät tilauksilla, tositteilla ja varauksilla.
- Poista loput henkilötiedot anonymisoinnilla. Anonymisointi tehdään aina päivämäärärajalla eikä asiakas kerrallaan, joten asiakkaan tiedot poistuvat tilauksilta ja tositteilta vasta ajossa, jonka päivämäärä kattaa hänen tilauksensa.
- Vastaa asiakkaalle, mitkä tiedot poistettiin, mitkä säilytetään ja miksi, sekä milloin loput tiedot anonymisoidaan.
Kirjautunut asiakas voi tarkastaa omat tietonsa itse, katso Oma tili: mitä kirjautunut asiakas näkee.
Jos jokin ei toimi
- Esikatselu näyttää nollaa. Valittua päivää vanhempia tietoja ei ole, tai yhtään Sisällytä anonymisointiin -valintaa ei ole tehty.
- Anonymisoin vahingossa liian uudet tiedot. Anonymisointia ei voi perua. Ota yhteyttä Johkun tukeen mahdollisimman pian.
- Anonymisointi-kohtaa ei näy asetuksissa. Käyttäjätunnuksellasi ei ole tarvittavia oikeuksia. Pyydä kaupan pääkäyttäjää suorittamaan anonymisointi.