Tällä ohjeella otat käyttöön Johkun siivoustenhallinnan: luot siivous-tuotteen, kytket sen majoituksiin, ajastat siivouksen toimituksella ja rakennat työjonon, jolla siivooja hallitsee siivouksia. Kun kokonaisuus on valmis, jokainen päättyvä majoitusvaraus tuo huoneen siivouksen automaattisesti työjonolle.
Näin siivoustenhallinta toimii
Johkun siivoustenhallinta koostuu kolmesta osasta. Siivous-tuote kytketään majoitustuotteeseen optiona, jolloin siivous tulee mukaan jokaiseen majoitustilaukseen. Siivous-toimitus kiinnittyy siivous-tuotteeseen ja määrää ajastuksellaan, milloin siivous tulee työn alle. Työjono näyttää siivoukset sarakkeina, joiden välillä siivooja siirtää työt vaiheesta toiseen. Sama malli sopii myös muihin lisäpalveluihin, jotka halutaan työjonolle.
1. Luo siivous-tuote
- Valitse Tuotteet ja tuoteryhmät -sivulla Luo uusi ja tyypiksi Ostettava tuote. Anna nimeksi esimerkiksi Huonesiivous ja valitse OK. Jos haluat siivousten ajankohdat myöhemmin esimerkiksi siivoojan Google-kalenteriin, luo tuote Aktiviteetti-tyyppisenä, jolloin siivouksista syntyy varauksia.
- Valitse tuotteen Saatavuus-välilehdellä Kytke myynti irti varastosaldosta, jotta varastosaldo ei rajoita siivouksia.
- Aseta Hinnat-välilehdellä siivoukselle hinta. Jos siivous tulee asiakkaalle näkymättömänä, aseta hinnaksi 0 €.
- Tallenna. Siivous-tuotetta ei tarvitse julkaista.
2. Kytke siivous majoitustuotteisiin
- Avaa majoitustuote ja valitse Linkitykset-välilehdellä Linkitä tuote.
- Valitse option tyyppi: Pakollinen (näkyvä, hintaan sisältyvä tai pakollinen lisämaksullinen siivous), Piilotettu (asiakkaalle näkymätön, maksuton siivous, joka ei näy kuitilla eikä viesteissä) tai Vapaavalintainen (asiakkaan valittavissa oleva lisämaksullinen siivous).
- Valitse pudotusvalikosta siivous-tuote.
- Valitse Kappalemäärän valinta -kohtaan Automaattinen ja Kerro tuotteen määrä -kohtaan Resurssien määrällä, jolloin siivouksia tulee yksi per varattu huone.
- Valitse OK, tallenna ja toista kytkentä kaikille siivousta käyttäville majoitustuotteille.
3. Luo ja ajasta siivous-toimitus
- Avaa Toimitustavat-sivu. Pääset samaan paikkaan myös siivous-tuotteen Hinnat-välilehden Toimitustapa-asetukset-painikkeella.
- Valitse Lisää toimitus, anna nimeksi esimerkiksi Siivous ja valitse OK.
- Valitse toimitustavalla Sisäinen toimitustapa.
- Luo toimitustavalle tagi kirjoittamalla Tagit-kenttään esimerkiksi Siivous ja valitsemalla Lisää. Työjono tunnistaa siivoukset tällä tagilla.
- Rajaa toimitus vain siivous-tuotteelle: avaa Rajoitukset-välilehti, valitse Sallittu tuotteille -kohdassa Lisää tuote ja valitse siivous-tuote.
- Ajasta siivous: avaa Ajoitus-välilehti, valitse Päätuotteen varauksen päättymisen jälkeen ja aseta viive. Arvolla 0 siivous tulee työjonolle heti, kun huoneen varaus päättyy.
- Tallenna.
4. Luo siivousten työjono
- Avaa Asetukset → Johku App → Komponentit ja valitse Uusi komponentti.
- Anna nimeksi esimerkiksi Siivous ja valitse tyypiksi Workflow.
- Valitse työjonon tyypiksi Toimitukset ja Näytä työjonolla -kohtaan vain toimitukset, joilta löytyy siivous-toimitukselle luomasi tagi.
- Ota Rajaimet-kohdassa käyttöön aikarajaimet ja hakukenttä, ja valitse oletusnäkymäksi Päivä.
- Luo kolme saraketta: ensimmäinen (esimerkiksi Siivouslista) ilman tagia, toimituksen tilana Käsittelemättömät; toinen (Siivouksessa) uudella Siivouksessa-tagilla, tilana Käsittelemättömät; kolmas (Siivottu) uudella Siivottu-tagilla, tilana Käsitellyt, jos valmiiden siivousten halutaan poistuvan työjonolta automaattisesti, tai Käsittelemättömät, jos ne kuitataan manuaalisesti. Luo saraketagit Luo uusi -painikkeella suoraan sarakkeen asetuksissa.
- Tallenna komponentti.
5. Aseta työjono käyttöliittymään
Työjono tulee käyttöön, kun lisäät komponentin käyttöliittymäosioon. Vaihtoehtoja on kaksi: lisää komponentti jo käytössä olevaan osioon (esimerkiksi Varaukset, jolloin siivoustenhallinta näkyy kaikille, joilla osio on käytössä), tai luo siivoukselle oma osio, jonka voit antaa vain siivoojan käyttöliittymään:
- Avaa Asetukset → Johku App → Käyttöliittymäosiot ja valitse Uusi käyttöliittymäosio. Anna nimeksi esimerkiksi Siivoustenhallinta.
- Valitse Lisää sarake, anna tunniste ja valitse leveydeksi koko leveys (12/12).
- Valitse Lisää komponentti ja valitse luomasi siivousten työjono.
- Lisää osiolle kuvake ja tallenna.
- Avaa Asetukset → Johku App → Käyttöliittymät, valitse käyttöliittymä, johon osio tulee, ja lisää osio joko oletusosioksi tai Lisää käyttöliittymäosioita -kohdassa. Tallenna.
- Tarkista Asetukset → Perusasetukset → Hallinnan käyttäjät -sivulta, että siivoojalla on pääsy tähän käyttöliittymään. Käyttäjien hallinta ohjeistetaan sivulla Näin lisäät käyttäjiä ja hallitset käyttöoikeuksia.
Näin varmistat onnistumisen
Tee testivaraus majoitustuotteeseen ja päätä se, tai luo varaus, jonka päättyminen osuu kuluvaan päivään. Siivouksen pitäisi ilmestyä työjonon ensimmäiseen sarakkeeseen toimituksen ajastuksen mukaisesti. Jos haluat huoneen nimen tai numeron näkyviin työjonolle, valitse huoneresurssin asetuksissa nimen näyttäminen työjonossa: Varattavan resurssin asetukset. Työjonon päivittäinen käyttö ohjeistetaan sivulla Näin käsittelet siivouksia työjonolla.