Tilausten työjonolla seuraat Johkussa tilauksia, jotka vaativat valmistelua tai erikäsittelyä ennen asiakkaalle luovutusta: esimerkiksi valmistettavat tuotteet, etukäteisvalmistelua tarvitsevat palvelut tai erillistarkistusta vaativat vuokravälineet. Tällä ohjeella luot tilausten työjonon ja käytät sitä.
Näin tilausten työjono toimii
Työjono koostuu enintään kuudesta sarakkeesta, joihin tilaukset listautuvat tagi- ja tila-asetusten mukaan. Ajatus on, että yksi sarake on yksi työvaihe, esimerkiksi Ei aloitettu, Työn alla ja Valmis. Tilaus näkyy sarakkeessa vain, jos sen tagi ja tila vastaavat sarakkeen asetuksia, ja tilauksen tagi vaihtuu, kun tilauksen siirtää sarakkeesta toiseen. Siivouksille ja muille toimituspohjaisille lisäpalveluille käytetään Toimitukset-tyyppistä työjonoa: Näin otat siivoustenhallinnan käyttöön.
Tilausten työjonon luonti
- Luo ylläpidon tagi tuotteelle, jonka tilauksia haluat työjonossa käsitellä. Tagi tulee mukaan kaikkiin tilauksiin, jotka sisältävät tämän tuotteen.
- Luo tarvittaessa testitilaus ja lisää siihen tagit, joita haluat käyttää työjonon sarakkeissa (esimerkiksi Työn alla ja Valmis), jotta ne ovat valittavissa komponentin asetuksissa.
- Avaa Asetukset → Johku App → Komponentit, valitse Uusi komponentti, anna nimi ja valitse tyypiksi Workflow.
- Valitse työjonon tyypiksi Tilaukset.
- Valitse Näytä työjonolla -kohtaan ylläpidon tagi, jonka tilauksia käsittelet, tai Kaikki tilaukset. Tagirajaus on suositeltava: ilman sitä työjonoon listautuvien tilausten määrä voi kasvaa liian suureksi.
- Luo sarakkeet: anna otsikko ja valitse kullekin Tagi- ja Tila-asetukset. Tila-vaihtoehtoja ovat esimerkiksi Maksettu, Maksamaton, Käsitelty, Ei käsitelty, Avoin tilaus ja Vahvistettu tilaus. Voit jättää tagin tai tilan myös valitsematta.
- Tallenna ja aseta komponentti käyttöliittymäosioon samalla tavalla kuin siivousten työjono: Näin otat siivoustenhallinnan käyttöön, kohta 5.
Esimerkki: kanoottivuokraamon valmistelujono
Kaupassa on varattavissa kanootti, joka valmistellaan ennen luovutusta. Kanootti-tuotteelle on luotu ylläpidon tagi Vuokraamo, joten työjonoon listautuvat vain Vuokraamo-tagin sisältävät tilaukset. Sarakkeet: 1. sarake ilman tagia, tilana Käsittelemättömät, johon uudet tilaukset listautuvat; 2. sarake tagilla Työn alla, tilana Käsittelemättömät, johon tilaus siirretään valmistelun alkaessa; 3. sarake tagilla Valmis, tilana Käsittelemättömät, johon tilaus siirretään odottamaan noutoa. Kun asiakas noutaa kanootin, tilauksen Käsitelty-valinta merkitään, jolloin tilaus poistuu työjonolta.
Tilausten käsittely työjonolla
Siirrä tilaus sarakkeesta toiseen joko raahaamalla tai avaamalla tilaus ja napsauttamalla haluamasi sarakkeen tagia. Sarakkeessa näkyvät asiakkaan nimi, tuotteiden nimet (jos tuotteen Perustiedot-välilehdellä on valittu Näytä nimi työjonossa), henkilömäärä, tilausnumero sekä maksu- ja käsittelytila. Avatussa tilauksessa näet tuotteet varausaikoineen ja hintoineen, muistiinpanot ja tilaajan tiedot, ja voit avata tilauksen Näytä tilaus -painikkeella tai kiinnittää sen tähtikuvakkeella listan ylimmäksi. Sarakkeen yläkulman info-kuvakkeesta näet sarakkeen tuotteet ja tilausmäärät yhteensä.
Näin varmistat onnistumisen
Tee testitilaus tagitetulle tuotteelle ja tarkista, että tilaus ilmestyy ensimmäiseen sarakkeeseen ja siirtyy sarakkeiden välillä odotetusti. Huomaa, että Käsitelty-valintaa lukuun ottamatta tilauksen tilaa ei voi muuttaa työjonosta käsin: maksu- ja muut tilamuutokset tehdään Tilaukset-osiossa.