Tässä artikkelissa



Tilauseditori


Johkun hallinnassa manuaalitilausten luonti on mahdollista vain käyttöliittymissä, joissa on käytössä nk. kelluva kuitti.  Tällainen löytyy valmiiksi kauppaan oletuksena syntyneestä Ylläpito-käyttöliittymästä, jossa kelluvaksi kuitiksi on valittu Tilauseditori-niminen kuittikomponentti.


Jos luot itse käyttöliittymän, tarkista sen Kelluva kuitti -asetus Asetukset > Johku App > Käyttöliittymät -osiosta.


Tilauseditorin kautta luodut tilaukset ovat muokkavissa siihen saakka kunnes ne hyväksytään ylläpitäjän toimesta. Niin kauan kun tilaus on muokattavissa, puhutaan Johkussa avoimesta tilauksesta, eli käytännössä kaikkia tilauksen tietoja voidaan vielä muuttaa vapaasti. 


Tilauseditori on hyvin samankaltainen Johkun kassaympäristön kuitin kanssa; tilauseditorista löytyy mm. kortti- ja muut maksuvaihtoehdot maksunvälitysprosesseineen (Poplapay-päätteet).







Tilauksen luomisen voi aloittaa muutamalla eri tavalla tilauseditoria käyttäen:


  • Avaamalla tilauseditori suoraan (minkä tahansa) sivun oikean reunan nuolesta
  • Klikkaamalla Tilaukset-sivulla Luo uusi (jolloin avautuu oikean laidan tilauseditori)
  • Klikkaamalla tuotevaraukset-tyyppisen komponentin aikajanalla haluttua tuotetta
    • Tätä tapaa käytettäessä tehdään ensin  tuotteen ja ajan valinta eli valittu tuote viedään tilaukselle (tilauseditoriin), ja sen jälkeen tehdään asiakas- ja muut valinnat



Tilauksen luominen


1. Valitse/lisää tilaukselle asiakas

  • Klikkaa Valitse-nappia ja valitse tai luo asiakas/tilaaja tilaukselle: joko yksityishenkilö tai yritys/yhteisö
    • Voit hakea olemassaolevia asiakkuuksia hakukentässä nimellä tai yhteystiedoilla ja valita ne klikkaamalla asiakasta ja sitten OK
    • Voit luoda uuden tilaajan klikkaamalla Luo uusi tilaaja
    • Tarkista/lisää asiakkaan tiedot
      • Tarvittavia tietoja ovat nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
      • Ilman sähköpostiosoitetta viestit ja mahdollinen muodostettava lasku ei mene asiakkaalle perille
      • Yritys/yhteisöasiakkaalle voi asettaa verkkolaskuosoitteen mutta verkkolaskutus on käytössä vain Ropo/Netvisor-integraatiuota Johkussa käytettäessä - mikäli jompaa kumpaa ei ole käytössä niin lasku lähetetään aina sähköpostina Johkusta



 


  • Jos valitsit/loit asiakkaaksi yrityksen/yhteisön eli laskutusasiakkaan, Johku pyytää valitsemaan/luomaan myös tilaajan eli yrityksen/yhteisön yhteyshenkilön
  • Klikkaa asiakasvalintojen jälkeen OK, jolloin asiakas siirtyy tilauseditoriin





2. Lisää halutessasi tilaukselle lisätietoja tai/ja aseta laskun maksuehto- ja viivästyskorko

  • Lisätietokohta avautuu esille klikkaamalla alaspäin olevaa nuolta asiakkaan tietojen alapuolelta





3. Lisää tilaukselle halutut tuotteet

  • Klikkaa Lisää tuote


  • Valitse alasvetovalikosta tuote jonka haluat lisätä
    • Voit käyttää sana/kirjainhakua oikean tuotteen löytämiseen
    • Tuotelistauksessa näytetään myös tuotteen tyyppi



  • Valitse tuotteelle varausaika tai kappalemäärä tuotteen tyypistä riippuen
    • Tilauseditori näyttää tuotteen reaaliaikaisen saatavuuden - et voi tehdä tilauksia ajoille jotka ovat varattuina
    • Jos tuote on varattava tuote jolla on käytössä resurssipooli, Johku antaa mahdollisuuden valita halutut resurssit itse Valitse resurssit itse -painikkeella
    • Oletuksena on Valitse resurssit automaattisesti -valinta eli asiakkaan tilaukselle tulee käyttöön soveltuvin vapaana oleva resurssi poolista



 

  • Klikkaa Varaa/Osta -painiketta jolloin tuote lisätään tilauseditoriin
  • Lisää halutessasi tilaukselle muita tuotteita samalla prosessilla
  • Voit lisätä tilaukseen myös vapaita tuoterivejä eli manuaalisesti syötettyjä tuotetietoja tilaukselle
    • Lisää haluttu vapaan tuoterivin nimi/teksti Nimike-kohtaan
    • Aseta hinta ja kappalemäärä
    • Vapaat tuoterivit eivät ole kytköksissä mihinkään tuotteeseen Johkussa ja ne listataan Johkun myyntiraporteilla erikseen






4. Valitse tilauksen jatkokäsittely (laskutus jne.)


Kun kaikki halutut tiedot on syötetty tilaukselle, päätetään sen avoimen tilauksen jatkokäsittelystä.




Tallenna: Tilaus pysyy avoimena ja sitä pystyy edelleen muokkaamaan


  • Avoin tilaus tallennetaan ja muokkaustila suljetaan
  • Tilaus säilyy muokattavana ja sen sisältöä pystytään muuttamaan kaikilta osin
  • Avoimia tilauksia ei huomioida Johkun myynti- tms. raporteilla sillä ne eivät ole vielä asiakkaalta laskutettua myyntiä -  vain tositteet huomioidaan raporteilla
  • Avoimesta tilauksesta voit lähettää maksulinkin asiakkaalle maksua varten


[Maksutapa]:


  • Käteinen = Avoin tilaus kuittautuu maksetuksi käteisellä
  • Kortti = Avoin tilaus kuittautuu maksetuksi luottokortilla
    • Jos käytössä oleva käyttöliittymä on yhdistetty integroituun Poplapay-maksupäätteeseen, avautuu Visma Payn korttimaksuprosessi ja maksutieto välittyy suoraan Visma Paylle
    • Jos käytössä on ulkoinen maksupääte, täytyy korttitapahtuma suorittaa päätteelle erikseen
  • Mobiilimaksu = Avoin tilaus kuittautuu maksetuksi valitulla mobiilimaksulla
    • Mobiilimaksut  ovat käytettävissä jos maksunvälittäjänä on Visma Pay
  • Arvoseteli= Avoin tilaus kuittautuu maksetuksi valitulla arvosetelillä
    • Arvosetelilistauksessa näytetään ne arvosetelit, joita ei ole kytketty Johkun arvokortteihin/vauhdettaviin arvokortteihin (lahjakortit ja sarjaliput)
    • Mikäli arvosetelin arvo ei kata koko tilauksen summaa, täytyy loppuosa maksaa muulla maksutavalla tai toisella arvosetelillä
  • Lahjakortti/sarjalippukoodi = Avoin tilaus kuittautuu maksetuksi käytetyllä arvokorttikoodilla/sarjalippukoodilla
    • Koodit syötetään Arvosetelit-kohdan alta löytyvään Käytä koodia -kohtaan
    • Mikäli koodi ei kata koko tilauksen summaa, täytyy loppuosa maksaa muulla maksutavalla tai toisella koodilla
  • Valitse kuitin (ja lipun, jos sellaisia on tilauksella) tulostusvalinta
  • Klikkaa lopuksi Hyväksy
  • Tositteet-sivulle syntyy tosite, joka on maksettu valitulla maksutavalla/maksutavoilla
  • Tilaus ei ole enää muokattavissa




Hyväksy > Lasku:  Tilauksesta muodostetaan lasku

  • Johku varmistaa, luodaanko lasku nyt. Tämä kuitataan klikkaamalla Kyllä
    • Notifikaatioiden eli tuote/resurssiviestien lähettämisen laskun luonnin yhteydessä voi halutessaan ohittaa klikkaamalla "Kyllä mutta älä lähetä notifikaatioita"
  • Lasku lähtee Laskutusvahvistus-viestin liitteenä pdf-muodossa sähköpostitse asiakkaalle; jos asiakkaana on yritys/yhteisö niin lasku menee ko. yrityksen tietoihin asetettuun laskutussähköpostiin
  • Jos asiakkaana on yritys/yhteisö ja käytössä on Ropo/Netvisor-integraatio, niin laskuaineisto lähtee Johkusta Ropoon/Netvisoriin, joka hoitaa laskun lähetyksen
    • Asiakas saa Johkulta tällöin Laskutusvahvistus-viestin, mutta ei pdf-laskuliitettä. Tämä kannattaa huomioida ko. viestin sisällöissä/saateteksteissä
    • Ropo/Netvisor-integraatiota käytettäessä myös verkkolaskutus on mahdollinen yritys/yhteisöasiakkaille
  • Lasku tallentuu Tositteet-sivulle maksamattomana
  • Tilaus ei ole enää muokattavissa




Hyväksy > Tosite ilman maksusuorituksia: Tilauksesta muodostuu tosite, mutta tosite ei kirjaudu millekään maksutavalle vaan näkyy maksamattomana


  • Tätä valintaa käytetään, kun on tarve luoda manuaalisesti tilaus jonka asiakas on maksanut jo onlinemaksuna, esim. Visma Pay  (esim. kun tilausta ei ole syystä tai toisesta Johkuun syntynyt)
  • Johku varmistaa, luodaanko lasku (tosite) nyt. Tämä kuitataan klikkaamalla Kyllä
    • Notifikaatioiden eli tuote/resurssiviestien lähettämisen tositteen luonnin yhteydessä voi halutessaan ohittaa klikkaamalla "Kyllä mutta älä lähetä notifikaatioita"
  • Valinnasta syntyy Tositteet-sivulle tosite, joka on maksamaton
  • Tositteelle kirjataan manuaalisesti suoritus halutulla maksutavalla
  • Tilaus ei ole enää muokattavissa



Hyväksy > Vahvista tilaus: Tilaus vahvistetaan mutta hyväksytään tositteeksi/laskutetaan myöhemmin. Asiakas saa liput/arvokorttikoodit jo tässä vahvistamisvaiheessa jos niitä on tilauksella. 

  • Tilauksen vahvistamista tarvitaan, kun asiakkaalle täytyy saada toimitettua mobiililiput tai arvokortit ennen niiden maksamista. Käytännössä tällaisia tilanteita ovat esim. yritykset ja yhdistykset joita laskutetaan vaikkapa kootusti vuoden lopussa tai muuten jälkikäteen
  • Tilauksen vahvistaminen ei luo tositetta, sen sijaan tilaus muuttuu Vahvistettu tilaus-tyyppiseksi tilaukseksi
  • Tilauksen vahvistamisen jälkeen asiakkaalle lähtee tapahtumaliput tai arvokortit sähköpostitse
  • Elokuvateatteritoiminnassa kävijöiden rekisteröityminen levittäjäraportointiin edellyttää että tilaus joko vahvistetaan tai maksetaan - pelkät lippuvaraukset (=avoimet tilaukset) eivät raportoidu
  • Kun haluat laskuttaa vahvistetun tilauksen, katso ohjeet täältä
  • Vahvistetut tilaukset eivät ole muokattavia vaan niiden muokkaus generoi koontitilauksen


Hyväksy > Ei laskuteta: Tilaus hyväksytään ei laskutettavana eikä tositetta synny


  • Tilauksen hyväksyminen Ei laskutettavana kuittaa tilaukseen Johkuun, eikä sitä tämän jälkeen pääse enää muokkaamaan
  • Johkuun ei synny tositetta eikä asiakkaalle lähetetä viestejä
  • Ei laskuteta -valinnalla hyväksytyt tilaukset eivät näy myynnissä/myyntiraporteilla sillä tositetta ei ole
  • Tilaus ei ole enää muokattavissa


Roskakori: Tilauseditori tyhjennetään. Jos et ollut tallentanut avointa tilausta vielä tilausta luodessa, tilaus poistuu kokonaan