Kun avoin tilaus on siinä vaiheessa, että se voidaan laskuttaa tapahtuu se seuraavasti:


1. Siirry tilaukset-osioon ja etsi laskutettava avoin tilaus



Voit halutessasi rajata näkymää käyttämällä Näytä Avoimet tilaukset -toimintoa ja/tai tagirajauksella, mikäli tageja on määritelty.


2. Klikkaa tilaus auki





3. Muokkaa tilauksen tietoja, mikäli tarve


Jos olet aivan varma, että mikään tilauksessa ei ole muuttunut, voit hyväksyä tilauksen heti ja hypätä tämän ohjeen seuraavaan kohtaan.


Mikäli haluat muokata tilauksen sisältöä, hintoja tai muita tietoja, klikkaa tilausnäkymän oikeasta yläkulmasta "Muokkaa tilausta".


Tarkista kaikki tilauksella olevat tiedot. Etene vaihettain asiakastiedoista, nimikkeiden kautta laskun tietoihin. Kun kaikki on kohdallaan, voit edetä hyväksymään tilauksen.



4. Tilauksen hyväksyminen ja laskutus


Kun kaikki on tarkistettu ja varmasti oikein, tilaus on valmis hyväksyttäväksi.



Hyväksy kortti/käteinen: Tilaus hyväksytään valitulla maksutavalla ja sille syntyy tosite. Tilausta ei pysty enää muokkaamaan.


Avoin tilaus hyväksytään ja merkitään joko maksetuksi kortilla. Kun tilaus hyväksytään jollain edellä mainituilla tavoilla, Johkuun syntyy aina kirjanpitoon menevä tosite. 


Hyväksy lasku: Tilaus hyväksytään laskutettavaksi ja asiakkaalle lähetetään lasku


Kun tilaus hyväksytään laskutettavaksi, Johku lähettää asiakkaalle sähköpostiin laskutusviestin (Asetukset/Viestit/Laskutusviesti), jonka liitteenä on PDF-muotoinen lasku. 


Mikäli Johkuun on kytketty Ropo Capitalin Trust-laskutuspalvelu (Ota palvelu käyttöösi), lasku lähtee asiakkaalle suoraan Trust-laskutuspalvelun kautta ensisijaisesti verkkolaskuosoitteeseen ja toissijaisesti sähköpostiin. Samalla Johkun laskutusviesti lähetetään ilman laskutietoja ja PDF-laskua. Mikäli syötät verkkolaskuosoitteen (OVT) ja välittäjätunnuksen asiakkaalle, huolehdi että lisäät ne oikein. Tunnuksissa ei saa olla ylimääräisiä tarkenteita tai www-sivuosoitteita tai muuta vastaavaa. Tunnukset ovat aina yhtenäisiä merkkisarjoja tyyliin FI00123456789 ja NDEAFIHH tai 00928462894 ja 0377789299. Jos olet laittamassa jotain muuta kuin yhtenäistä merkkisarjaa, on tunnus todennäköisesti väärä.


Hyväksy Ei laskuteta: Tilaus hyväksytään ei laskutettavana eikä tositetta synny. Tilausta ei pysty enää muokkaamaan.


Tilauksen hyväksyminen Ei laskutettavana kuittaa tilaukseen Johkuun, eikä sitä tämän jälkeen pääse enää muokkaamaan. Johkuun ei synny tositetta eikä asiakkaalle lähetetä viestejä.


Tuote- ja resurssiviestintä (notifikaatiot)


Tilauksen pystyy hyväksymään notifikaatioilla tai ilman (pl. Ei laskuteta). Johkussa on mahdollista määrittää tuotteille ja resursseille viestejä. Nämä tyypillisesti ovat esim. varausvahvistuksia tai muita spesifejä viestejä. Valitsemalla "ei notifikaatioita" vaihtoehdon, asiakkaalle ei lähetä määriteltyjä viestejä. Muissa tapauksissa viestit lähtevät tuotteeseen tai resurssiin tehtyjen määritysten mukaisesti.