Johkun ylläpidossa on mahdollista aloittaa prosessi tilauksen luomisesta. Tilaukset sisältävät asiakastiedot sekä tilauksen nimikkeet eli tuotteet/palvelut. Tilaukset ovat muokkavissa siihen saakka kunnes ne hyväksytään ylläpitäjän toimesta. Niin kauan kun tilaus on muokattavissa, puhutaan Johkussa avoimesta tilauksesta, eli käytännössä kaikkia tilauksen tietoja voidaan vielä muuttaa vapaasti.


Uuden tilauksen luominen tapahtuu seuraavasti:


1. Siirry tilaukset osioon ja klikkaa oikeasta yläkulmasta Luo uusi tilaus...



Luo uusi tilaus -napin takaa avautuu nelivaiheinen prosessi.


2. Asiakastiedon syöttäminen


Klikkaa Valitse asiakas tai lisää uusi... pudotuslista auki. Hae asiakasrekisteristä asiakas selaamalla listaa tai kirjoittamalla asiakkaan nimi. Mikäli asiakasta ei ole rekisterissä, Johku ehdottaa kentän alla ainoana vaihtoehtona Lisää ja heti siinä perässä kenttään kirjoittamasi asiakkaan nimi.


Asiakkaan valitsemisen tai Lisäämisen jälkeen avautuu asiakastietolomake.


Syötä kaikki mahdolliset tiedot huolellisesti asiakkaasta. Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää puhelinnumeroon ja sähköpostiosoitteeseen, sillä niitä käytetään asiakaskommunikaatiossa. Mikäli syötät verkkolaskuosoitteen (OVT) ja välittäjätunnuksen asiakkaalle, huolehdi että lisäät ne oikein. Tunnuksissa ei saa olla ylimääräisiä tarkenteita tai www-sivuosoitteita tai muuta vastaavaa. Tunnukset ovat aina yhtenäisiä merkkisarjoja tyyliin FI00123456789 ja  NDEAFIHH tai 00928462894 ja 0377789299. Jos olet laittamassa jotain muuta kuin yhtenäistä merkkisarjaa, on tunnus todennäköisesti väärä.


Kun asiakas tiedot on syötetty, voit siirtyä eteenpäin.


3. Nimikkeiden lisääminen tilaukseen


Tilauksen keskeisin sisältö rakennetaan nimikkeillä ei tuotteilla ja palveluilla, joita Johkuun on tallennettu. Nimikkeiden lisääminen tilaukseen alkaa klikkaamalla Valitse tuote tai kirjoita teksti... pudotuslista auki.



Mikäli tuote on Johkussa, löydät sen selaamalla listaa tai kirjoittamalla tuotteen ensimmäisiä kirjaimia hakukenttään. Kun olet löytänyt tuotteen, klikkaa jatka-painiketta.




Mikäli tuotetta ei ole järjestelmässä, Johku tarjoaa vaihtoehdoksi Lisää ja kirjoittamasi teksti. Tästä syntyy tilaukselle uusi rivi, johon pystyt mielivaltaisesti antamaan tuotteen nimen, lukumäärän, hinnan ja arvonlisäveron. Uutta tuotetta tässä prosessissa ei kuitenkaan synny, joten jos ajatuksenasi on tehdä tilauksia samalle tuotteelle useammin, kannattaa tuote luoda järjestelmään tuotteidenhallinnassa.


Varattavien tuotteiden lisääminen tilaukseen riviksi käyttää Johkun reaaliaikaisen saatavuuden hakua. Pystyt siis tekemään valintoja niillä periaatteilla, jotka on määritelty tuotteessa hintaportaissa ja saatavuudessa. Kuin klikkaat eteenpäin ja varattava tuote siirtyy nimikeriviksi, syntyy Johkuun alustava varaus ja valittu aikaväli poistuu tuotteen saatavuudesta. Riville esisyötetään tuotteen asetuksissa määritellyt hinnat, mutta voit halutessasi myös muuttaa hintoja ja arvonlisäverokantaa, mikäli siihen on tarve. Lisäksi voit antaa nimikkeelle lisätiedon.


Mikäli teet varattavan tuotteen lisäyksessä virheen, esim. laitat väärän päivämäärävälin tai väärän osallistujien määrän, tulee vanha rivi poistaa ja luoda uudelleen uusilla tiedoilla. Koska Johku käsittelee prosessissa täysin reaaliaikaista saatavuutta, varaustietoon ei sallita tehdä mielivaltaisia muutoksia lennossa. 


Ostettavien tuotteiden osalta sinun tarvitsee valita vain nimike listasta ja klikata jatka. Tämä lisää tilaukselle yhden kappaleen tuotetta hintoineen päivineen. Mikäli kappalemäärän tulee olla suurempi, voit vaihtaa määrät suoraan rivillä. Myös hinta ja arvonlisäverokanta ovat muutettavissa. Ja voit antaa nimikkeelle lisätiedon.



Kun olet syöttänyt haluamasi tuotteet tilaukseen riveinä voit, edetä seuraavaan vaiheeseen.


4. Laskun tietojen lisääminen




Neljännessä vaiheessa voidaan lisätä tilaukseen tarvittavia viitetietoja, mikäli on tarve. Kaikki tilaukseen syötettyjä tietoja käytetään laskun muodostamiseen, josta syystä kentät ovat yhtenevät suoraan laskujen kanssa.


5. Tagien eli avainsanojen lisääminen


Lisäämällä tilaukseen avainsanoja, voidaan tilausten löydettävyyttä helpottaa. Avainsanoja käytetään tilaustenhallinnassa tilausten rajaamisessa.



6. Tilauksen jatkokäsittely


Kun kaikki halutut tiedot on syötetty tilaukselle, päätetään sen avoimen tilauksen jatkokäsittelystä.




Tallenna ja sulje: Tilaus pysyy avoimena ja sitä pystyy edelleen muokkaamaan


Avoin tilaus tallennetaan ja muokkaustila suljetaan, jonka jälkeen palataan tilaustenhallintaan siten, että näkymä rajataan avoimiin tilauksiin. Tilaus säilyy muokattavana ja sen sisältöä pystytään muuttamaan kaikilta osin.


Hyväksy kortti/käteinen: Tilaus hyväksytään valitulla maksutavalla ja sille syntyy tosite. Tilausta ei pysty enää muokkaamaan.


Avoin tilaus hyväksytään ja merkitään joko maksetuksi kortilla tai käteisellä tai laskutetaan välittömästi. Kun tilaus hyväksytään jollain edellä mainituilla tavoilla, Johkuun syntyy aina kirjanpitoon menevä tosite. 


Hyväksy lasku: Tilaus hyväksytään laskutettavaksi ja asiakkaalle lähetetään lasku


Kun tilaus hyväksytään laskutettavaksi, Johku lähettää asiakkaalle sähköpostiin laskutusviestin (Asetukset/Viestit/Laskutusviesti), jonka liitteenä on PDF-muotoinen lasku. 


Mikäli Johkuun on kytketty Ropo Capitalin Trust-laskutuspalvelu (Ota palvelu käyttöösi), lasku lähtee asiakkaalle suoraan Trustin kautta ensisijaisesti verkkolaskuosoitteeseen ja toissijaisesti sähköpostiin. Johkun laskutusviesti lähetetään ilman laskutietoja ja PDF-laskua. 


Hyväksy Ei laskuteta: Tilaus hyväksytään ei laskutettavana eikä tositetta synny. Tilausta ei pysty enää muokkaamaan.


Tilauksen hyväksyminen Ei laskutettavana kuittaa tilaukseen Johkuun, eikä sitä tämän jälkeen pääse enää muokkaamaan. Johkuun ei synny tositetta eikä asiakkaalle lähetetä viestejä.


Tuote- ja resurssiviestintä (notifikaatiot)


Tilauksen pystyy hyväksymään notifikaatioilla tai ilman (pl. Ei laskuteta). Johkussa on mahdollista määrittää tuotteille ja resursseille viestejä. Nämä tyypillisesti ovat esim. varausvahvistuksia tai muita spesifejä viestejä. Valitsemalla "ei notifikaatioita" vaihtoehdon, asiakkaalle ei lähetä määriteltyjä viestejä. Muissa tapauksissa viestit lähtevät tuotteeseen tai resurssiin tehtyjen määritysten mukaisesti.