Johkun ylläpidossa on mahdollista aloittaa prosessi tilauksen luomisesta. Tilaukset sisältävät asiakastiedot sekä tilauksen nimikkeet eli tuotteet/palvelut. 


Tilaukset ovat muokkavissa siihen saakka kunnes ne hyväksytään ylläpitäjän toimesta. Niin kauan kun tilaus on muokattavissa, puhutaan Johkussa avoimesta tilauksesta, eli käytännössä kaikkia tilauksen tietoja voidaan vielä muuttaa vapaasti. 


Uuden tilauksen luominen tapahtuu seuraavasti:



1. Siirry Tilaukset -osioon tai Tositteet-osioon ja klikkaa oikeasta yläkulmasta Luo uusi tilaus...



Luo uusi tilaus -napin takaa avautuu nelivaiheinen prosessi.




2. Asiakastiedon syöttäminen





  • Asiakas-osiossa tilaajalle syötetään tai valitaan Tilaaja
    • Jos asiakas on valmiiksi Johku-kauppasi rekisterissä, voit vain hakea asiakkaan Tilaaja-kohtaan, jolloin kentät täydentyvät valmiiksi
    • Jos kyseessä on uusi asiakas, voit syöttää asiakkaan nimen Tilaaja-kenttään ja klikata Lisää, tai alkaa suoraan täyttämään asiakkaan tietoja Nimi- ym. kenttiin
    • Seuraavat kentät ovat pakollisia
      • Nimi
      • Osoite
      • Postinumero
      • Postitoimipaikka
      • Puhelinnumero
      • Sähköposti
    • Syötä kaikki mahdolliset tiedot huolellisesti asiakkaasta. Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää puhelinnumeroon ja sähköpostiosoitteeseen, sillä niitä käytetään asiakaskommunikaatiossa. 
    • Mikäli syötät verkkolaskuosoitteen (OVT) ja välittäjätunnuksen asiakkaalle, huolehdi että lisäät ne oikein. Tunnuksissa ei saa olla ylimääräisiä tarkenteita tai www-sivuosoitteita tai muuta vastaavaa. Tunnukset ovat aina yhtenäisiä merkkisarjoja tyyliin FI00123456789 ja  NDEAFIHH tai 00928462894 ja 0377789299. Jos olet laittamassa jotain muuta kuin yhtenäistä merkkisarjaa, on tunnus todennäköisesti väärä. Verkkolaskutus on käytettävissä vain Ropo-integraation kanssa
    • Jos em. kentät ovat tyhjiä, Johku huomauttaa asiakastietojen puuttumisesta eikä tallenna tilausta
  • Tilaukseen on mahdollista valita tai syöttää myös Laskutusasiakas
    • Laskutusasiakkaan lisääminen tarkoittaa että tilaaja on eri kuin tilauksen maksaja. Esimerkiksi tilaaja on yrityksen tai yhdistyksen edustaja, ja laskutusasiakas on yrityksen tai yhdistyksen laskutusosasto
    • Laskutusasiakasta käytettäessä lasku (sähköpostilasku tai Ropo-laskutuspalvelua käytettäessä verkkolasku) lähtee Laskutusasiakkaan laskutusosoitteeseen, ei tilaajan sähköpostiin
    • Huom! Laskutussähköposti-kenttä on käytettävissä vain Ropo- ja Netvisor-integraatioiden kanssa - jos integraatioita ei ole käytössä, syötä laskutusasiakkaan sähköpostiosoite Markkinointisähköposti-kenttään




Kun tilaajatiedot on syötetty, voit siirtyä eteenpäin, klikkaa Nimikkeet-kohta auki.




3. Nimikkeiden lisääminen tilaukseen




  • Tilauksen keskeisin sisältö rakennetaan nimikkeillä eli tuotteilla ja palveluilla, joita Johkuun on tallennettu
  • Nimikkeiden lisääminen tilaukseen alkaa klikkaamalla Valitse tuote tai kirjoita teksti... pudotuslista auki
  • Mikäli tuote on Johkussa, löydät sen selaamalla listaa tai kirjoittamalla tuotteen ensimmäisiä kirjaimia hakukenttään. Kun olet löytänyt tuotteen, klikkaa jatka-painiketta.


  • Mikäli tuotetta ei ole järjestelmässä, Johku tarjoaa vaihtoehdoksi Lisää ja kirjoittamasi teksti
    • Tästä syntyy tilaukselle uusi rivi, johon pystyt mielivaltaisesti antamaan tuotteen nimen, lukumäärän, hinnan ja arvonlisäveron
    • Uutta tuotetta tässä prosessissa ei kuitenkaan synny, joten jos ajatuksenasi on tehdä tilauksia samalle tuotteelle useammin, kannattaa tuote luoda järjestelmään tuotteidenhallinnassa


 


  • Varattavien tuotteiden lisääminen tilaukseen riviksi käyttää Johkun reaaliaikaisen saatavuuden hakua.  Pystyt valitsemaan varattavan tuotteen tilaukselle niissä saatavuuden ja hinnoittelun puitteissa, jotka olet tuotteelle asettanut. Jo varatut tai muuten ei-saatavilla olevat ajat näkyvät tuotteen varauskalenterista etkä voi valita ko. aikoja tilaukseen.  
  • Kun klikkaat eteenpäin ja varattava tuote siirtyy nimikeriviksi, syntyy Johkuun alustava varaus ja valittu aikaväli poistuu tuotteen saatavuudesta. Riville esisyötetään tuotteen asetuksissa määritellyt hinnat, mutta voit halutessasi myös muuttaa hintoja ja arvonlisäverokantaa, mikäli siihen on tarve. Lisäksi voit antaa nimikkeelle lisätiedon.


  • Mikäli teet varattavan tuotteen lisäyksessä virheen, esim. laitat väärän päivämäärävälin tai väärän osallistujien määrän, tulee vanha rivi poistaa ja luoda uudelleen uusilla tiedoilla. Koska Johku käsittelee prosessissa täysin reaaliaikaista saatavuutta, varaustietoon ei sallita tehdä mielivaltaisia muutoksia lennossa. 


  • Ostettavien tuotteiden osalta sinun tarvitsee valita vain nimike listasta ja klikata jatka. Tämä lisää tilaukselle yhden kappaleen tuotetta hintoineen päivineen. Mikäli kappalemäärän tulee olla suurempi, voit vaihtaa määrät suoraan rivillä. Myös hinta ja arvonlisäverokanta ovat muutettavissa. Ja voit antaa nimikkeelle lisätiedon.



Kun olet syöttänyt haluamasi tuotteet tilaukseen riveinä voit, edetä seuraavaan vaiheeseen.




4. Laskun tietojen lisääminen




  • Neljännessä vaiheessa voidaan lisätä tilaukseen tarvittavia viitetietoja, mikäli on tarve
  • Kaikki tilaukseen syötettyjä tietoja käytetään laskun muodostamiseen, josta syystä kentät ovat yhtenevät suoraan laskujen kanssa
    • Viitteenne
    • Lisätietoja
    • Viivästyskorko
      • Oletuksena Johku käyttää Asetukset > Maksaminen sivulle asettua viivästyskorkoa
    • Merkki
    • Maksuehto
      • Oletuksena Johku käyttää Asetukset > Maksaminen > Lasku -kohtaan asetettua maksuehtoa
    • Eräpäivä
      • Lasketaan automaattisesti maksuehdon pohjalta




5. Tagien eli avainsanojen lisääminen


  • Lisäämällä tilaukseen tageja voidaan tilausten löydettävyyttä helpottaa. Tageja käytetään tilaustenhallinnassa tilausten rajaamisessa
  • Luo uusi tagi kirjoittamalla teksti kenttään ja klikkaamalla Lisää... tai valitse olemassa oleva/aiemmin luotu tagi alasvetolistalta
  • Lisätty tagi tulee sinisenä nostona Tagit-kohdan alle






6. Tilauksen jatkokäsittely


Kun kaikki halutut tiedot on syötetty tilaukselle, päätetään sen avoimen tilauksen jatkokäsittelystä.




Tallenna ja sulje: Tilaus pysyy avoimena ja sitä pystyy edelleen muokkaamaan


  • Avoin tilaus tallennetaan ja muokkaustila suljetaan
  • Tilaus säilyy muokattavana ja sen sisältöä pystytään muuttamaan kaikilta osin
  • Avoimia tilauksia ei huomioida Johkun myynti- tms. raporteilla sillä ne eivät ole vielä asiakkaalta laskutettua myyntiä -  vain tositteet huomioidaan raporteilla


Hyväksy > [maksutapa] 


  • Avoin tilaus hyväksytään
  • Johkuun syntyy tästä Tositteet-osioon kirjanpitoon menevä tosite
  • Lue lisää laskuttamisesta täältä



Hyväksy > Vahvista tilaus: Tilaus vahvistetaan mutta hyväksytään tositteeksi/laskutetaan myöhemmin. Asiakas saa liput/arvokorttikoodit jo tässä vahvistamisvaiheessa jos niitä on tilauksella. 

  • Tilauksen vahvistamista tarvitaan, kun asiakkaalle täytyy saada toimitettua mobiililiput tai arvokortit ennen niiden maksamista. Käytännössä tällaisia tilanteita ovat esim. yritykset ja yhdistykset joita laskutetaan vaikkapa kootusti vuoden lopussa tai muuten jälkikäteen
  • Tilauksen vahvistaminen ei luo tositetta, sen sijaan tilaus muuttuu Vahvistettu tilaus-tyyppiseksi tilaukseksi
  • Tilauksen vahvistamisen jälkeen asiakkaalle lähtee tapahtumaliput tai arvokortit sähköpostitse
  • Elokuvateatteritoiminnassa kävijöiden rekisteröityminen levittäjäraportointiin edellyttää että tilaus joko vahvistetaan tai maksetaan - pelkät lippuvaraukset (=avoimet tilaukset) eivät raportoidu
  • Kun haluat laskuttaa vahvistetun tilauksen, katso ohjeet täältä


Hyväksy > Ei laskuteta: Tilaus hyväksytään ei laskutettavana eikä tositetta synny. Tilausta ei pysty enää muokkaamaan.


  • Tilauksen hyväksyminen Ei laskutettavana kuittaa tilaukseen Johkuun, eikä sitä tämän jälkeen pääse enää muokkaamaan
  • Johkuun ei synny tositetta eikä asiakkaalle lähetetä viestejä
  • Ei laskuteta -valinnalla hyväksytyt tilaukset eivät näy myynnissä/myyntiraporteilla sillä tositetta ei ole






Tuote- ja resurssiviestintä (notifikaatiot)


  • Johkussa on mahdollista määrittää tuotteille ja resursseille viestejä eli notifikaatioita. Nämä tyypillisesti ovat esim. varausvahvistuksia tai muita tuote- tai resurssispesifejä viestejä
  • Valitsemalla "ei notifikaatioita" täpän ja sen jälkeen Hyväksy > [maksutapa], asiakkaalle ei lähetä näitä määriteltyjä notifikaatioita. Muissa tapauksissa viestit lähtevät tuotteeseen tai resurssiin tehtyjen määritysten mukaisesti
  • Ei notifikaatioita -valinta ei vaikuta Johkun vahvistusviestien (tilausvahvistus tai maksuvahvistus) lähettämiseen vaan vahvistusviestit lähtevät aina