Tässä artikkelissa
- Tilaukset-työjonon toiminta pähkinänkuoressa
- Miten tilaukset listautuvat sarakkeisiin?
- Tilaukset-työjonon luonti ja käyttöönotto
- Esimerkki Tilaukset-yöjonon käytöstä
Työjono (Workflow) -komponentti soveltuu tilausten ja toimitusten hallintaan tapauksissa, joissa tietyn tuotteen tilaukset/toimitukset edellyttävät erikoiskäsittelyä ja seurantaa. Työjono-komponentista on kaksi tyyppiä: Tilaukset-työjono ja Toimitukset-työjono. Tässä tukiartikkelissa tarkastelemme vain Tilaukset-työjonoa ja sen käyttöä.
Työjono-komponentti voi auttaa mm. seuraavanlaisten tuotetilausten käsittelyprosessissa:
- Valmistettavat tuotteet
- Etukäteisvalmisteluita tarvitsevat palvelut
- Erillistarkistusta tai -toimenpidettä edellyttävät tuotteet ja palvelut
Tilaukset-työjonon tiedot ja toiminta pähkinänkuoressa
- Tilaukset-työjonolla tarkastellaan vain tilauksia
- Työjono koostuu sarakkeista (max 6 kpl), joihin tilaukset listautuvat työjonon tagi- ja tila -asetusten mukaisesti
- Sarakkeiden yläkulman info-kuvakkeesta saa esille listauksen ko. sarakkeen tuotteista ja tilauksista yhteensä
- Sarakkeessa näytetään tilauksen tiedot seuraavasti:
- Asiakkaan nimi
- Tilauksessa olevien tuotteiden nimet, mikäli ko. tuotteiden perustiedoissa on valittu Näytä nimi työjonolla -täppä
- Tilauksen henkilömäärä
- Tilausnumero
- Tieto, onko tilaus maksettu ja käsitelty vai ei
- Kun tilauksen klikkaa työjonolta auki, ilmoitetaan tilauksen tarkemmat tiedot:
- Tagivalinnat
- Tilauksen numero
- Listattuna kukin tilauksen sisältämä tuote resurssi-, varausaika, henkilömäärä- ja hintatiedoin
- Tilauksen yhteissumma
- Muistiinpanot
- Tilaajan tiedot tai Johku App -maininta jos tilaus on tehty kassalla ilman tilaajatietoja
- Näytä tilaus-painike
- Muokkaa tilausta (jos avoin tilaus)
- Käsitelty-valintakohta
- Mahdollisuus asettaa tilaus seurattavaksi/kiinnitetyksi klikkaamalla tähtikuvaketta tilausikkunan vasemmassa nurkassa
- Ajatuksena on että yksi sarake on yksi prosessin työvaihe tai muu vastaava erottelu, esimerkiksi
- Ei aloitettu
- Työn alla
- Valmis
- Tilauksia voi siirtää sarakkeesta toiseen
- manuaalisesti tarttumalla tilauksesta kiinni ja raahaamalla se toiseen sarakkeeseen
- klikkaamalla työjonossa oleva tilaus auki ja klikkaamalla jokin tilauksella näkyvistä tageista valituksi
Miten tilaukset listautuvat työjonon sarakkeisiin?
- Tilaukset listautuvat työjonolle Näytä tilaukset -asetuksen sekä sarakkeiden asetusten perusteella
- Näytä tilaukset-rajaus
- Voit halutessasi rajata työjonolle vain ne tilaukset joiden tuotteilla on haluttu ylläpidon tagi
- Tällöin työjonoon listataan vain ne tilaukset, jotka sisältävät tuotteita, joilla on komponentissa rajaimeksi valittu tagi liitettynä
- Tagirajaus ei ole pakollinen, mutta työjono-kokonaisuus on suunniteltu rajattujen tilausten käsittelyyn; ilman rajausta työjonoon listautuvien tilausten määrä voi kasvaa liian suureksi
- Sarakkeiden rajaus
- Tagi = Tilaukselle valittu/luotu tagi
- Tila = Tilauksen tila
- Maksettu
- Maksamaton
- Hyvitetty
- Käsitelty
- Ei käsitelty
- Maksettu ja käsitelty
- Avoin tilaus
- Vahvistettu tilaus
- Tilaus listataan työjonon sarakkeeseen vain, jos sen tagi ja tila ovat vastaavat, jotka on valittu ko. sarakkeen asetuksiin
- Tilauksen tagi muuttuu sarakkeen asetuksia vastaavaksi, kun
- Tilauksen siirtää toisesta sarakkeesta ko. sarakkeeseen tai
- Työjonossa olevalla tilauksella klikkaa sitä tagia joka on sarakkeen asetuksessa tai
- Sarakkeen asetuksessa olevan tagin lisää tilaukselle manuaalisesti Tilaukset-osiossa
- Käsitelty-valintaa lukuunottamatta tilauksen tilaa ei ole mahdollista muuttaa työjono-komponentista käsin
- Tagi = Tilaukselle valittu/luotu tagi
Työjonon luonti ja käyttöönotto
- Luo sille tuotteelle ylläpidon tagi, jonka tilauksia haluat työjonossa käsitellä
- Luo tarvittaessa testitilaus ja lisää siihen tageina ne jotka haluat työjono-komponentin sarakkeiden asetuksiin
- Luo Workflow/työjono -komponentti:
- Komponentin luonti yleisohje
- Valitse komponentin tyypiksi Workflow
- Valitse työjonon tyypiksi Tilaukset
- Valitse Näytä työjonolla-kohtaan se ylläpidon tagi jonka tilauksia haluat työjonossa käsitellä, tai vaihtoehtoisesti klikkaa Kaikki tilaukset -kohta
- Aseta haluamasi määrä sarakkeita antamalla niille otsikko ja tekemällä asetusvalinnat
- Syötä sarakkeelle otsikko
- Valitse tai luo Tagi-kohtaan se tagi, jonka perusteella haluat tilausten listautuvan tähän ko. sarakkeeseen
- Valitse Tila-kohtaan se tilauksen tila, jonka perusteella haluat tilausten listautuvan tähän ko. sarakkeeseen
- Voit jättää sarakkeen tagi tai tila -kohdan myös valitsematta
- Toista em. askeleet kunnes komponentissa on haluamasi määrä (max 6) sarakkeita
- Tallenna
- Ota komponentti käyttöön:
- Työjonoa käytetään osoitteessa app.johku.com/[kaupantunniste] kuten muutakin hallintaa
- Aseta luotu komponentti käyttöliittymässäsi käytössä olevaan käyttöliittymäosioon, tai
- Luo halutessa uusi osio johon liität komponentin ja ota osio käyttöön käyttöliittymässäsi
- Voit myös luoda myös kokonaan uuden käyttöliittymän työjonon käyttöä varten
Esimerkki työjonon käytöstä
Lähtötilanne:
- Kaupassa on varattavissa kanootti, joka tarvitsee valmistelutyötä ennen asiakkaan käyttöön luovutusta
- Tätä valmistelutyön seurantaa varten halutaan ottaa käyttöön työjono-komponentti kassalle
1. Ylläpidon tagin asetus
- Kanootti-tuotteeseen on luotu ylläpidon tagi "Vuokraamo"
- Täten ko. tagi tulee mukaan kaikkiin tilauksiin jotka sisältävät tuotteen Kanootti, tai muita tuotteita joilla on sama tagi asetettuna
2. Tagien luonti työjonoa varten
- Kaupassa on tehty manuaalinen testitilaus, jossa tilaukseen on luotu tagit "Työn alla" ja "Valmis"
- Kun tagit on luotu, ne ovat valittavissa työjono-komponentin asetuksiin
- Kun tagit on luotu, ne ovat valittavissa työjono-komponentin asetuksiin
3. Kauppaan on luotu tilausten työjono-komponentti seuraavin asetuksin
- Rajataan Kanootti-tagin perusteella
- Tässä työjonossa listataan vain tilauksia, jotka sisältävät tuotteita, joilla on ylläpidon tagi "Vuokraamo"
- Sarake 1: Ei tagia, Tila = Käsittelemättömät
- Tässä sarakkeessa listataan ne Kanootti-tuotetilaukset, joilla ei ole tagia ja jotka ovat käsittelemättömiä
- Käytännössä tämä sarake on se johon Kanootti-tuotetilausten halutaan ensin listautuvan
- Sarake 2: Tagi = Työn alla, Tila = Käsittelemättömät
- Tässä sarakkeessa listataan ne Kanootti-tuotetilaukset, joilla on Työn alla -tagi ja jotka ovat käsittelemättömiä
- Käytännössä tämä sarake on se johon tilaukset siirretään 1. sarakkeesta kun tilauksella olevan kanootin valmistelutyöt on otettu työn alle
- Tilauksen voi joko raahata 1. sarakkeesta 2. sarakkeeseen tai klikata Työn alla-tagia työjonon tilauksessa
- Sarake 3: Tagi = Valmis, Tila = Käsittelemättömät
- Tässä sarakkeessa listataan ne Kanootti-tuotetilaukset, joilla on Valmis -tagi ja jotka ovat käsittelemättömiä
- Käytännössä tämä sarake on se johon tilaukset siirretään 2. sarakkeesta kun tilauksella olevan kanootin valmistelutyöt on suoritettu.
- Tilauksen voi joko raahata 2. sarakkeesta 3. sarakkeeseen tai klikata Valmis-tagia työjonon tilauksessa
4. Prosessi
- Käsittelemättömiä kanoottitilauksia listautuu sarakkeeseen 1.
- Työntekijä ottaa tilauksen työn alle ja siirtää tilauksen 1. sarakkeesta 2. sarakkeeseen
- Mahdolliset muut työntekijät näkevät että tilaus on käsittelyssä/työn alla, joten eivät ota samaa tilausta käsittelyyn
- Kun tilauksen tuote on valmisteltu, työntekijä siirtää tilauksen 3. sarakkeeseen eli odottamaan asiakkaan noutoa
- Tässä esimerkissä käytetään Käsitelty-valintaa tilausten lopullisena kuittauksena eli kun asiakas on noutanut tuotteen
- Koska sarakkeisiin tilaukset listautuvat asetusten mukaisesti vain jos tilauksen tila on käsittelemätön, tilauksen asettaminen käsitelty-tilaan poistaa tilauksen työjonosta
- Täten tilauksella olevan Käsitelty -valinnan klikkaaminen poistaa tilauksen työjonosta, eli tilaus on kaikin puolin valmis ja käsitelty