Tilausten käsittely työjonolla

**Työjono (Workflow) -komponentti soveltuu tilausten ja toimitusten hallintaan tapauksissa, joissa tietyn tuotteen tilaukset/toimitukset edellyttävät erikoiskäsittelyä ja seurantaa. **

Työjono-komponentti voi auttaa mm. seuraavanlaisten tuotetilausten käsittelyprosessissa:

• Valmistettavat tuotteet
• Etukäteisvalmisteluita tarvitsevat palvelut
• Erillistarkistusta tai -toimenpidettä edellyttävät tuotteet ja palvelut

Tilaukset-työjonon tiedot ja toiminta pähkinänkuoressa

• Tilaukset-työjonolla tarkastellaan vain tilauksia
• Työjono koostuu sarakkeista (max 6 kpl), joihin tilaukset listautuvat työjonon tagi- ja tila -asetusten mukaisesti
• Sarakkeiden yläkulman info-kuvakkeesta saa esille listauksen ko. sarakkeen tuotteista ja tilauksista yhteensä

Sarakkeessa näytetään tilauksen tiedot seuraavasti:

• Asiakkaan nimi
• Tilauksessa olevien tuotteiden nimet, mikäli ko. tuotteiden perustiedoissa on valittu Näytä nimi työjonolla -täppä
• Tilauksen henkilömäärä
• Tilausnumero
• Tieto, onko tilaus maksettu ja käsitelty vai ei

Kun tilauksen klikkaa työjonolta auki, ilmoitetaan tilauksen tarkemmat tiedot:

• Tagivalinnat
• Tilauksen numero
• Listattuna kukin tilauksen sisältämä tuote resurssi-, varausaika, henkilömäärä- ja hintatiedoin
• Tilauksen yhteissumma
• Muistiinpanot
• Tilaajan tiedot tai Johku App -maininta jos tilaus on tehty kassalla ilman tilaajatietoja
• Näytä tilaus-painike
• Muokkaa tilausta (jos avoin tilaus)
• Käsitelty-valintakohta
• Mahdollisuus asettaa tilaus seurattavaksi/kiinnitetyksi klikkaamalla tähtikuvaketta tilausikkunan vasemmassa nurkassa

Ajatuksena on että yksi sarake on yksi prosessin työvaihe tai muu vastaava erottelu, esimerkiksi

• Ei aloitettu
• Työn alla
• Valmis

Tilauksia voi siirtää sarakkeesta toiseen

• manuaalisesti tarttumalla tilauksesta kiinni ja raahaamalla se toiseen sarakkeeseen
• klikkaamalla työjonossa oleva tilaus auki ja klikkaamalla jokin tilauksella näkyvistä tageista valituksi

Miten tilaukset listautuvat työjonon sarakkeisiin?

Tilaukset listautuvat työjonolle Näytä tilaukset -asetuksen sekä sarakkeiden asetusten perusteella

Näytä tilaukset-rajaus

• Voit halutessasi rajata työjonolle vain ne tilaukset joiden tuotteilla on haluttu ylläpidon tagi
• Tällöin työjonoon listataan vain ne tilaukset, jotka sisältävät tuotteita, joilla on komponentissa rajaimeksi valittu tagi liitettynä
• Tagirajaus ei ole pakollinen, mutta työjono-kokonaisuus on suunniteltu rajattujen tilausten käsittelyyn; ilman rajausta työjonoon listautuvien tilausten määrä voi kasvaa liian suureksi

**Sarakkeiden rajaus **

• Tagi = Tilaukselle valittu/luotu tagi

• Tila = Tilauksen tila
  Maksettu
  Maksamaton
  Hyvitetty
  Käsitelty
  Ei käsitelty
  Maksettu ja käsitelty
  Avoin tilaus
  Vahvistettu tilaus

• Tilaus listataan työjonon sarakkeeseen vain, jos sen tagi ja tila ovat vastaavat, jotka on valittu ko. sarakkeen asetuksiin

• Tilauksen tagi muuttuu sarakkeen asetuksia vastaavaksi, kun:
  Tilauksen siirtää toisesta sarakkeesta ko. sarakkeeseen tai
  Työjonossa olevalla tilauksella klikkaa sitä tagia joka on sarakkeen asetuksessa tai
  Sarakkeen asetuksessa olevan tagin lisää tilaukselle manuaalisesti Tilaukset-osiossa

• Käsitelty-valintaa lukuunottamatta tilauksen tilaa ei ole mahdollista muuttaa työjono-komponentista käsin

Työjonon luonti ja käyttöönotto

Työjonon luonti

• Luo sille tuotteelle ylläpidon tagi, jonka tilauksia haluat työjonossa käsitellä

• Luo tarvittaessa testitilaus ja lisää siihen tageina ne jotka haluat työjono-komponentin sarakkeiden asetuksiin

• Luo Workflow/työjono -komponentti:

• Mene Asetukset > Johku App > Komponentit-sivulle

• Klikkaa Luo uusi

• Valitse komponentin tyypiksi Workflow

• Valitse työjonon tyypiksi Tilaukset

• Valitse Näytä työjonolla-kohtaan se ylläpidon tagi jonka tilauksia haluat työjonossa käsitellä, tai vaihtoehtoisesti klikkaa Kaikki tilaukset -kohta

• Aseta haluamasi määrä sarakkeita antamalla niille otsikko ja tekemällä asetusvalinnat

• Syötä sarakkeelle otsikko

• Valitse tai luo Tagi-kohtaan se tagi, jonka perusteella haluat tilausten listautuvan tähän ko. sarakkeeseen

• Valitse Tila-kohtaan se tilauksen tila, jonka perusteella haluat tilausten listautuvan tähän ko. sarakkeeseen

• Voit jättää sarakkeen tagi tai tila -kohdan myös valitsematta

• Toista em. askeleet kunnes komponentissa on haluamasi määrä (max 6) sarakkeita

• Tallenna

Komponentin käyttöönotto

• Aseta luotu komponentti käyttöliittymässäsi käytössä olevaan käyttöliittymäosioon
• Tai luo halutessa uusi osio johon liität komponentin ja ota osio käyttöön käyttöliittymässäsi
• Voit myös luoda myös kokonaan uuden käyttöliittymän työjonon käyttöä varten

Esimerkki työjonon käytöstä

Lähtötilanne:

• Kaupassa on varattavissa kanootti, joka tarvitsee valmistelutyötä ennen asiakkaan käyttöön luovutusta
• Tätä valmistelutyön seurantaa varten halutaan ottaa käyttöön työjono-komponentti kassalle

1. Ylläpidon tagin asetus

• Kanootti-tuotteeseen on luotu ylläpidon tagi “Vuokraamo”
• Täten ko. tagi tulee mukaan kaikkiin tilauksiin jotka sisältävät tuotteen Kanootti, tai muita tuotteita joilla on sama tagi asetettuna

2. Tagien luonti työjonoa varten

• Kaupassa on tehty manuaalinen testitilaus, jossa tilaukseen on luotu tagit “Työn alla” ja “Valmis”
• Kun tagit on luotu, ne ovat valittavissa työjono-komponentin asetuksiin

3. Kauppaan on luotu tilausten työjono-komponentti seuraavin asetuksin

• Rajataan Kanootti-tagin perusteella
• Tässä työjonossa listataan vain tilauksia, jotka sisältävät tuotteita, joilla on ylläpidon tagi “Vuokraamo”

Sarake 1: Ei tagia, Tila = Käsittelemättömät

• Tässä sarakkeessa listataan ne Kanootti-tuotetilaukset, joilla ei ole tagia ja jotka ovat käsittelemättömiä
• Käytännössä tämä sarake on se johon Kanootti-tuotetilausten halutaan ensin listautuvan

Sarake 2: Tagi = Työn alla, Tila = Käsittelemättömät

• Tässä sarakkeessa listataan ne Kanootti-tuotetilaukset, joilla on Työn alla -tagi ja jotka ovat käsittelemättömiä
• Käytännössä tämä sarake on se johon tilaukset siirretään 1. sarakkeesta kun tilauksella olevan kanootin valmistelutyöt on otettu työn alle
• Tilauksen voi joko raahata 1. sarakkeesta 2. sarakkeeseen tai klikata Työn alla-tagia työjonon tilauksessa

Sarake 3: Tagi = Valmis, Tila = Käsittelemättömät

• Tässä sarakkeessa listataan ne Kanootti-tuotetilaukset, joilla on Valmis -tagi ja jotka ovat käsittelemättömiä
• Käytännössä tämä sarake on se johon tilaukset siirretään 2. sarakkeesta kun tilauksella olevan kanootin valmistelutyöt on suoritettu.
• Tilauksen voi joko raahata 2. sarakkeesta 3. sarakkeeseen tai klikata Valmis-tagia työjonon tilauksessa

4. Prosessi

• Käsittelemättömiä kanoottitilauksia listautuu sarakkeeseen 1.
• Työntekijä ottaa tilauksen työn alle ja siirtää tilauksen 1. sarakkeesta 2. sarakkeeseen
• Mahdolliset muut työntekijät näkevät että tilaus on käsittelyssä/työn alla, joten eivät ota samaa tilausta käsittelyyn
• Kun tilauksen tuote on valmisteltu, työntekijä siirtää tilauksen 3. sarakkeeseen eli odottamaan asiakkaan noutoa

Tässä esimerkissä käytetään Käsitelty-valintaa tilausten lopullisena kuittauksena eli kun asiakas on noutanut tuotteen

• Koska sarakkeisiin tilaukset listautuvat asetusten mukaisesti vain jos tilauksen tila on käsittelemätön, tilauksen asettaminen käsitelty-tilaan poistaa tilauksen työjonosta
• Täten tilauksella olevan Käsitelty -valinnan klikkaaminen poistaa tilauksen työjonosta, eli tilaus on kaikin puolin valmis ja käsitelty