Mikä on avoin tilaus ?


  • Avoin tilaus on tilauksen tyyppi, jossa kauppiaalla on mahdollista muokata tilausta ennen tilauksen lopullista hyväksymistä ja maksamista
  • Myös elokuvien ja vastaavien tapahtumien lippuvaraukset käsitellään avoimina tilauksina




Miten avoin tilaus eroaa normaalista tilauksesta?


Normaali tilaus

  • Kun asiakas tekee tilauksen kaupasta ja maksaa sen valitsemallaan maksutavalla syntyy tilaus Tilaukset-osioon ja samalla tosite Tositteet-osioon
    • Tosite = kuitti maksusta tai asiakkaalle toimitettu lasku
  • Normaaliin tilaukseen voi kauppias merkitä sisäisiä muistiinpanoja, mutta esim. tuotteiden muuttaminen ei onnistu
  • Tilauksesta syntynyt tosite on kirjanpitoaineistoa ja siksi ei lainkaan muokattavissa
  • Johkun myyntiraportit muodostuvat tositteiden pohjalta


Avoin tilaus

  • Avoimen tilauksen tunnistaa sinisestä taustaväristä Tilaukset-sivulla
  • Avointa tilausta voin muokata niin tuotteiden kuin asiakastietojenkin osalta
    • Voit esim. lisätä tilaukselle lisää tuotteita
    • Jos avoimella tilauksella on varattavia tuotteita, niiden henkilömäärän tai varausajankohdan muuttaminen ei onnistu suoraan vaan rivi täytyy lisätä avoimelle tilaukselle uutena
  • Avoimesta tilauksesta ei ole tositetta
    • Tosite syntyy vasta kun
      • kauppias hyväksyy avoimen tilauksen ylläpidossa TAI
      • avoin tilaus käsitellään Johku kassassa eli viedään kuitille maksamista varten TAI
      • asiakas maksaa avoimen tilauksen kauppiaalta saamallaan maksulinkillä
  • Koska avoimesta tilauksesta ei ole tositetta vielä muodostettu, avoimia tilauksia ei huomioida Johkun raporteilla







Miten avoin tilaus syntyy?


  • Avoin tilaus on valittu kaupassa yleiseksi maksutavaksi Asetukset >Maksaminen -sivulla 
    • Ottamalla avoimen tilauksen maksutavaksi kauppias tarjoaa asiakkaalle mahdollisuuden tehdä varauksia kaikkiin tuotteisiinsa (saatavuuden/varastosaldon puitteissa) ennen tilauksen maksamista
    • Avoin tilaus tuodaan tilaussivulla esille yhtenä maksutapana muiden joukossa
    • Käytännössä asiakas valitsee ostoskoriin haluamiaan tuotteita tai palveluja valitsee lopuksi avoimen tilauksen tilaustavaksi, syöttää kaikki tarvittavat tiedot ja klikkaa Varaa. Tämän jälkeen Johku lähettää asiakkaalle Avoimen tilauksen vahvistuksen (Asetukset > Viestit > Avoimen tilauksen vahvistus) ja tilaus tallentuu avoimena Johkun tilausten hallintaan. Tässä yhteydessä myös kauppias saa kopion asiakkaan saamasta vahvistuksesta ja osaa täten ottaa kopin tilauksesta.




 



  • Asiakas tilaa tuotteen, jolle on asetettu avoin tilaus käyttöön tuotesivun Hinnat-välilehdellä
    • Tuotesivun Hinnat-välilehden hinnoitteluasetus mahdollistaa vain ko. tuotteen asettamisen tilattavaksi avoimella tilauksella
    • Valittavissa on muutama eri variaatio eri käyttötarkoituksiin:
      • Avoin tilaus (Salli maksaminen) = Sekä avoin tilaus että maksaminen on sallittu tuotteelle
        • Tätä käytetään tapahtumalippujen myyntiin jos halutaan antaa asiakkaalle mahdollisuus tehdä myös pelkkä lippuvaraus ko. tapahtumaan
      • Avoin tilaus (Näytä hinnoittelu) = Avoin tilaus sallittu tuotteelle, tuotteen hinta näytetään sivulla
      • Avoin tilaus (Piilota hinnoittelu) = Avoin tilaus sallittu tuotteelle, tuotteen hintaa ei näytetä sivulla


  • Kauppias on luonut tilauksen manuaalisesti Johkussa Tilaukset- tai Tositteet -sivulla
    • Kaikki ylläpidossa luodut tilaukset, joita ei heti suoraan hyväksytä laskutettaviksi tai maksetuiksi, tallentuvat Tilaukset-sivulle avoimina tilauksina 
    • Katso ohjeet avoimen tilauksen luomisesta







Miten avoin tilaus hyväksytään ja maksetaan?

  • Tapa 1: Hyväksy-painikkeella ylläpidossa
  • Tapa 2: Maksulinkillä
    • Kauppias lähettää avoimesta tilauksesta maksulinkin asiakkaalle; maksulinkki löytyy avoimen tilauksen yhteenveto-kohdan alapuolelta
      • Maksulinkin voi joko kopioida ja lähettää asiakkaalle manuaalisesti, tai klikata Lähetä sähköposti -linkkiä jolloin avautuu koneella oleva sähköpostiohjelma, johon maksulinkki kopioituu viestikenttään
    • Asiakas klikkaa saamansa maksulinkin auki jolloin avoimen tilauksen tiedot avautuu Johkun tilaussivuna. 
    • Asiakas tarkistaa tilauksen sisällön ja mikäli siinä ei ole huomauttamista, maksaa tilauksen kaupassa käytössä olevilla maksutavoilla. 
    • Jos avoimessa tilauksessa on huomautettavaa, asiakas voi jättää tilauksen maksamatta ja pyytää kauppiaalta muutettua tilausta sekä uutta maksulinkkiä. Tilaus säilyy avoimena niin kauan kunnes asiakas maksaa tilauksen maksulinkillä
    • Huom! Maksulinkille voi asettaa voimassaoloajan - jos asiakas ei maksa avointa tilausta voimassaoloajan puitteissa, avoin tilaus poistuu Johkusta automaattisesti







Voiko tilausta muuttaa hyväksymisen jälkeen?


Ei voi. Hyväksymisen jälkeen tilaus ei ole enää avoin, joten jos tilaukseen tulee muutostarve, täytyy tositteesta (laskusta) luoda hyvitystosite ja tehdä tilaus uudestaan halutuin muutoksin.



Mitä etuja avoimesta tilauksesta on?


  • Muokkausmahdollisuus
    • Kätevää erityisesti ryhmien tilauksissa, joissa on paljon liikkuvia osia ja myöhemmin varmistuvia asioita
    • Mahdollistaa tarjouspyyntöprosessin
  • Säästää aika
    • Muokkausmahdollisuus säästää aikaa normaalin tilauksen hyvittäminen + uusi tilaus -rumbaan verrattuna
  • Ei deadlinea muokkaukselle
    • Avoin tilaus säilyy muokattavissa niin kauan kunnes sen hyväksyy