Johkun ylläpidossa on mahdollista luoda myös pelkkiä laskuja. Laskun luomisen prosessi on vaiheineen on identtinen uuden tilauksen luontiprosessin kanssa. Ainoa ero paikka ja konteksti, josta luontiprosessi aloitetaan.  


Mikäli luotavaa laskua ei hyväksytä heti, lasku tallennetaan Johkuun avoimeksi tilaukseksi. Tällöin sen sisältöä pääsee edelleen muokkaamaan eikä varsinaista laskutositetta ei synny. Laskutosite syntyy siinä vaiheessa kun tilaus hyväksytään laskutukseen.


Uuden lasku luominen tapahtuu seuraavasti:


1. Siirry laskut-osioon ja klikkaa oikeasta yläkulmasta Luo uusi lasku...



Luo uusi lasku-napin takaa avautuu nelivaiheinen prosessi.


2. Asiakastiedon syöttäminen


Klikkaa Valitse asiakas tai lisää uusi... pudotuslista auki. Hae asiakasrekisteristä asiakas selaamalla listaa tai kirjoittamalla asiakkaan nimi. Mikäli asiakasta ei ole rekisterissä, Johku ehdottaa kentän alla ainoana vaihtoehtona Lisää ja heti siinä perässä kenttään kirjoittamasi asiakkaan nimi.


Asiakkaan valitsemisen tai Lisäämisen jälkeen avautuu asiakastietolomake.


Syötä kaikki mahdolliset tiedot huolellisesti asiakkaasta. Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää puhelinnumeroon ja sähköpostiosoitteeseen, sillä niitä käytetään asiakaskommunikaatiossa. Mikäli syötät verkkolaskuosoitteen (OVT) ja välittäjätunnuksen asiakkaalle, huolehdi että lisäät ne oikein. Tunnuksissa ei saa olla ylimääräisiä tarkenteita tai www-sivuosoitteita tai muuta vastaavaa. Tunnukset ovat aina yhtenäisiä merkkisarjoja tyyliin FI00123456789 ja  NDEAFIHH tai 00928462894 ja 0377789299. Jos olet laittamassa jotain muuta kuin yhtenäistä merkkisarjaa, on tunnus todennäköisesti väärä.


Kun asiakas tiedot on syötetty, voit siirtyä eteenpäin.


3. Nimikkeiden lisääminen laskulle



Laskun keskeisin sisältö rakennetaan nimikkeillä ei tuotteilla ja palveluilla, joita Johkuun on tallennettu. Nimikkeiden lisääminen laskulle alkaa klikkaamalla Valitse tuote tai kirjoita teksti... pudotuslista auki.



Mikäli tuote on Johkussa, löydät sen selaamalla listaa tai kirjoittamalla tuotteen ensimmäisiä kirjaimia hakukenttään. Kun olet löytänyt tuotteen, klikkaa jatka-painiketta.




Mikäli tuotetta ei ole järjestelmässä, Johku tarjoaa vaihtoehdoksi Lisää ja kirjoittamasi teksti. Tästä syntyy laskulle uusi rivi, johon pystyt mielivaltaisesti antamaan tuotteen nimen, lukumäärän, hinnan ja arvonlisäveron. Uutta tuotetta tässä prosessissa ei kuitenkaan synny, joten jos ajatuksenasi on tehdä laskulle samalle tuotteelle useammin, kannattaa tuote luoda järjestelmään tuotteidenhallinnassa.


Varattavien tuotteiden lisääminen laskulle riviksi käyttää Johkun reaaliaikaisen saatavuuden hakua. Pystyt siis tekemään valintoja niillä periaatteilla, jotka on määritelty tuotteessa hintaportaissa ja saatavuudessa. Kuin klikkaat eteenpäin ja varattava tuote siirtyy nimikeriviksi, syntyy Johkuun alustava varaus ja valittu aikaväli poistuu tuotteen saatavuudesta. Riville esisyötetään tuotteen asetuksissa määritellyt hinnat, mutta voit halutessasi myös muuttaa hintoja ja arvonlisäverokantaa, mikäli siihen on tarve. Lisäksi voit antaa nimikkeelle lisätiedon.


Mikäli teet varattavan tuotteen lisäyksessä virheen, esim. laitat väärän päivämäärävälin tai väärän osallistujien määrän, tulee vanha rivi poistaa ja luoda uudelleen uusilla tiedoilla. Koska Johku käsittelee prosessissa täysin reaaliaikaista saatavuutta, varaustietoon ei sallita tehdä mielivaltaisia muutoksia lennossa. 


Ostettavien tuotteiden osalta sinun tarvitsee valita vain nimike listasta ja klikata jatka. Tämä lisää laskulle yhden kappaleen tuotetta hintoineen päivineen. Mikäli kappalemäärän tulee olla suurempi, voit vaihtaa määrät suoraan rivillä. Myös hinta ja arvonlisäverokanta ovat muutettavissa. Ja voit antaa nimikkeelle lisätiedon.



Kun olet syöttänyt haluamasi tuotteet laskulle riveinä voit, edetä seuraavaan vaiheeseen.


4. Laskun tietojen lisääminen



Neljännessä vaiheessa voidaan lisätä laskulle tarvittavia viitetietoja, mikäli on tarve. 


5. Tagien eli avainsanojen lisääminen


Lisäämällä laskulle avainsanoja, voidaan laskun löydettävyyttä helpottaa. Avainsanoja käytetään laskujenhallinnassa laskujen rajaamisessa.



6. Laskun jatkokäsittely


Kun kaikki halutut tiedot on syötetty laskulle, voidaan lasku hyväksyä ja lähettää. Tässä vaiheessa laskun voi vielä tallentaa avoimeksi tilaukseksi, jolloin sitä pääsee vielä muokkaamaan myöhemmin.




Tallenna ja sulje: Laskusta muodostuu avoin tilaus ja sitä pystyy edelleen muokkaamaan


Lasku tallennetaan avoimena tilauksena ja muokkaustila suljetaan, jonka jälkeen palataan tilaustenhallintaan siten, että näkymä rajataan avoimiin tilauksiin. Tilaus säilyy muokattavana ja sen sisältöä pystytään muuttamaan kaikilta osin.


Hyväksy kortti/käteinen: Lasku hyväksytään valitulla maksutavalla ja sille syntyy tosite. Laskua ei pysty enää muokkaamaan.


Lasku hyväksytään ja merkitään joko maksetuksi kortilla tai käteisellä. Kun lasku hyväksytään jollain edellä mainituilla tavoilla, Johkuun syntyy aina kirjanpitoon menevä tosite. 


Hyväksy lasku: Lasku hyväksytään laskutettavaksi ja asiakkaalle lähetetään lasku


Kun lasku hyväksytään laskutettavaksi, Johku lähettää asiakkaalle sähköpostiin laskutusviestin (Asetukset/Viestit/Laskutusviesti), jonka liitteenä on PDF-muotoinen lasku. 


Mikäli Johkuun on kytketty Ropo Capitalin Trust-laskutuspalvelu (Ota palvelu käyttöösi), lasku lähtee asiakkaalle suoraan Trustin kautta ensisijaisesti verkkolaskuosoitteeseen ja toissijaisesti sähköpostiin. Johkun laskutusviesti lähetetään ilman laskutietoja ja PDF-laskua. 


Hyväksy Ei laskuteta: Lasku hyväksytään ei laskutettavana eikä sille synny tositetta. Tilausta ei pysty enää muokkaamaan.


Laskun hyväksyminen Ei laskutettavana luo tilauksen Johkuun ilman tositetta. Tilausta ei pääse enää muokkaamaan. Asiakkaalle ei lähetetä järjestelmästä mitään viestejä.


Tuote- ja resurssiviestintä (notifikaatiot)


Laskun pystyy hyväksymään notifikaatioilla tai ilman (pl. Ei laskuteta). Johkussa on mahdollista määrittää tuotteille ja resursseille viestejä. Nämä tyypillisesti ovat esim. varausvahvistuksia tai muita spesifejä viestejä. Valitsemalla "ei notifikaatioita" vaihtoehdon, asiakkaalle ei lähetä määriteltyjä viestejä. Muissa tapauksissa viestit lähtevät tuotteeseen tai resurssiin tehtyjen määritysten mukaisesti.