Google-kalenteri on tällä hetkellä markkinoilla olevista dynaamisista kalenteriratkaisuista yksi parhaimpia ja se tarjoilee käyttäjälle nipun ylivoimaisia ominaisuuksia kuten erinomaisen käytettävyyden, laajamittaisen synkronoitavuuden eri päätelaitteisiin ja sovelluksiin, hyödylliset käyttäjäilmoitukset sekä monipuoliset jakomahdollisuudet. 


Johkua voi käyttää Google-kalenterin kanssa kahdella tavalla


  1. Lähettää tuotteen ja/tai resurssin varaukset Johkusta Google-kalenteriin
  2. Linkittää erillinen Google-kalenteri resurssiin, jolloin ko. kalenterin tapahtumat rajoittavat resurssin saatavuutta

 

Näiden toiminnallisuuksien käyttöönotto edellyttää Google Calendar -avaimen liittämistä Johkun asetuksiin.


Google Calendar -avaimen asettaminen Johkuun


  • Mene Johkun Asetukset > Perusasetukset > Muut -sivulle
  • Klikkaa Google-kohdan alta Hae avain
  • Kirjaudu sille Google-tilille jonka kalenterin haluat synkronoida
  • Prosessin päätteeksi näytölle ilmestyy Googlen avainkoodi. Kopioi se talteen
  • Liitä koodi Google Calendar -avain -kenttään Johkussa
  • Tallenna




Synkronoi varaukset Google-kalenteriin -toiminto eli varaustietojen lähetys Johkun tuotteesta ja/tai resurssista Google-kalenteriin


  

Tärkeää huomioitavaa

  • Synkronoi varaukset Google-kalenteriin -toimintoa käytettäessä Johku luo automaattisesti tuote- ja resurssikohtaisen kalenterin Google-kalenteriisi, ja varaustiedot näytetään suoraan niissä
  • Johku ei lähetä varaustietoja muihin Google-kalentereihin kuin itse generoimiinsa
  • Nämä Johkun generoimat kalenterit löytyvät Goolge-kalenteristasi Omat kalenterit -kohdan alta ja ne tunnistaa siitä että ne on nimetty Tuote: [tuotteen nimi] ja Resurssi: [resurssin nimi] -mallilla.
  • Kalenteri generoituu ensimmäisen varauksen yhteydessä Synkronoi varaukset... -asetuksen käyttöönoton jälkeen
  • Varausten synkronointi on yksisuuntainen eli Johkusta Google-kalenteriin - jos teet varaukseen muutoksen Google-kalenterissa, muutos ei välity Johkuun


Alla kuvassa esimerkkinä Johkun generoimia resurssi- ja tuotekalentereita muiden omien kalentereiden seassa.

   

Synkronoinnin käyttöönotto

  • Synkronoi varaukset Google-kalenteriin -kohta löytyy tuotesivun Saatavuus-välilehdeltä ja resurssisivun Perustiedot-välilehdeltä sen jälkeen kun Google Calendar -avain on asetettu Johkuun


 


  • Jos haluat tuotteen varaukset kalenteriisi, klikkaa tuotesivulla Synkronoi varaukset Google-kalenteriin
    • Tällöin generoituu sekä tuote- että resurssikalenteri
    • Tuotekalenteri on käyttökelpoinen silloin, kun halutaan tietää tietyn tuotteen varaukset yhdellä silmäyksellä. Tällaisia tilanteita tulee monesti vastaan oppailla tai muilla vastaavilla, jotka tarvitsevat tiedon myydystä tuotteesta, sillä se määrittelee esim. aktiviteetin sisällön
    • Resurssikalenteri on käyttökelpoinen esimerkiksi huoltotoimintaan, jossa tuotteen sisältö ei niinkään ole keskiössä vaan tieto resurssin käytöstä
  • Jos teet kaupassasi manuaalivarauksia suoraan tiettyyn resurssiin, klikkaa resurssivulla Synkronoi varaukset Google-kalenteriin
    • Tällöin generoituu vain resurssikalenteri 
  • Tallenna
  • Tee testivaraus tuotteelle esim. Ei laskuteta -maksutavalla ylläpidosta käsin, jotta tuote- ja resurssikalenteri muodostuvat, tai testivaraus suoraan resurssiin jos haluat vain resurssikalenterin käyttöön
  • Jos on tarpeen muuttaa varausta, tee muutos Johkussa



Kalenterissa näytettävät varauksen tiedot

  • Kalenterissa varaus näkyy tapahtumana jossa on otsikkona tuotteen/resurssin nimi sekä asiakkaan ja yrityksen nimi
  • Tapahtumaa klikatessa näytetään varauksen tarkemmat tiedot
    • Tapahtuma nimi:  Tuotteen/Resurssin nimi: tilaajan Etunimi Sukunimi / Yrityksen nimi
    • Päivämäärät ja kellonajat: Varauksen alkamis- ja päättymisaika
    • Lähdetietona Johku
    • Kuvaus: 
      • Tilauspvm: xx.xx.xxxx xx:xx
      • Etunimi Sukunimi
      • Yrityksen nimi
      • Osoite
      • Postinro ja -toimipaikka
      • Puhelinnumero
      • Sähköpostiosoite
      • Lisätietokenttään asiakkaan syöttämä vapaateksti
      • Osallistuja-/kappalemäärä
    • Tuote/resurssikalenteri, jossa varaus sijaitsee ja tekijä


Muilta osin kalenteri käyttää käyttäjän siihen määrittelemiä oletuksia, kuten esimerkiksi ilmoituksia.



Johkusta tulleita varaustietoja kalenterin kuukausi- ja päivänäkymässä


Varaustieto eli tapahtuma kalenterista avattuna


Varaustiedon eli tapahtuman muokkausnäkymä



Google-kalenterin avaamat mahdollisuudet


Google-kalenteri synkronointi avaa myös aivan uudenlaisia mahdollisuuksia, jotka muilla tavoin olisivat monesti teknisesti työläitä toteuttaa. Esimerkiksi:


Nykyaikaiset puhelimet sisältävät Google-kalenterin synkronoinnin sisäänrakennettuna. Käyttäjän ei tarvitse käytännössä muuta kuin lisätä Google-tili puhelimen asetuksissa ja valita näytettävät kalenteri. Tämän jälkeen varaustiedot kulkevat kaikkialle mukanasi, jopa myös webiyhteyksien saavuttamattomiin. Huom. Mikäli webiyhteyttä ei ole saatavilla, kalenterin esittämä tilanne saattaa olla vanhentunut.


Google-kalentereita voidaan jakaa muille Google-käyttäjille tai niihin voidaan antaa pääsy suoralla linkillä. Tällaisia tilanteita tulee vastaan esimerkiksi silloin, kun vaikkapa majoituskohteen huolto on ulkoistettu jollekin toimijalla ja tämän pitää tietää kohteen varaustilanne ilman että näytetään mitään varaajan tietoja.


Google-kalenterissa on mahdollisuus ottaa käyttöön monipuolinen sommitelma erilaisia ilmoituksia.


Google-kalenterissa on erittäin monipuolinen kehitysrajapinta teknisesti edistyneille tahoille. Käytännössä kehittäjällä on mahdollisuus käyttää kaikkia kalenterin tietoja rajapintatasolla ja tuottaa niistä uudenlaisia esityksiä vaikkapa yrityksen extranetiin.


Yrittäjille suosittelemme Google Apps for Work -palvelua


Yrittäjille suosittelemme kuitenkin Google Apps for Work -tilin käyttöönottoa. Google for Work sisältää mm. ammattimaisen sähköpostin, paikan tiedostoilla, jaetut kalenterit, videokokoukset ja lukuisan nipun muita ratkaisuja. Apps for Work toteutettu nimenomaan modernia uuden ajan liiketoimintaa varten kaikenkokoisille yrityksille, käytettävyys ja tietoturva edellä.


Google Apps for Work:n saat helpoiten käyttöösi olemalla yhteydessä osoitteeseen asiakaspalvelu@aptual.fi tai soittamalla numeroon 0207 430 350. Aptual Oy on virallinen Google Apps for Work -jälleenmyyjä.


Ohjeita kalenterin käyttöön


Google-kalenteri ohje (FI): https://support.google.com/calendar/#topic=3417969

Google Apps Learning Center: https://apps.google.com/learning-center/