Google-kalenteri on tällä hetkellä markkinoilla olevista dynaamisista kalenteriratkaisuista yksi parhaimpia ja se tarjoilee käyttäjälle nipun ylivoimaisia ominaisuuksia kuten erinomaisen käytettävyyden, laajamittaisen synkronoitavuuden eri päätelaitteisiin ja sovelluksiin, hyödylliset käyttäjäilmoitukset sekä monipuoliset jakomahdollisuudet. Johku synkronoi käyttäjän niin halutessa kaikki varattaviin tuotteisiin tehdyt tilaukset Google-kalenterien kanssa. 


Synkronoinnin kytkeminen päälle




Google-kalenteri otetaan käyttöön Johkun asetuksissa välilehdellä "Muut". Google Calendar -avain kenttään haetaan avain klikkaamalla "Hae avain" -nappia ja kirjautumalla sisään linkitettävään Google-tiliin. Prosessin päätteeksi hallussasi on avain. Tämän jälkeen kun vielä klikkaat sivun alalaidasta Tallenna-nappia, niin asetukset on tallennettu ja synkroinointi on käytössä.


Kun Google-kalenteri on kytketty Johkuun, voidaan varattavista tuotteista kytkeä päälle "Synkronoi varaukset Google-kalenteriin". Tämä tapahtuu tuotteen asetuksista välilehdeltä "Ajat" ja sieltä "Lisäasetukset".




Tämän jälkeen on suositeltavaa vielä tehdä testitilaus ylläpidon kauppapaikalla "ei laskuteta" -maksutavalla halutulle tuotteelle, sillä kalentereiden syntyminen edellyttää ensimmäisen onnistuneen tilauksen.


Miten synkronointi toimii


Varattavaan tuotteeseen kohdistuvat tilauksen tiedot synkronoidaan yksisuuntaisesti Google-kalenteriin. Mikäli tilauksen tietoihin tehdään muutoksia Johkussa, nämä muutokset myös päivittyvät kalenteriin. Kalenterissa tehtyjä muutoksia ei synkronoida Johkuun.


Johku vie tilauksen tiedot Google-kalenteriin seuraavasti:


Tapahtuma nimi: Tilaajan Etunimi Sukunimi / Yrityksen nimi

Päivämäärät ja kellonajat: Varauksen alkamis- ja päättymisaika

Kuvaus: 

Tilauspvm: xx.xx.xxxx xx:xx

Etunimi Sukunimi

Yrityksen nimi

Osoite

Postinro ja -toimipaikka

Puhelinnumero

Sähköpostiosoite

Lisätietokenttään asiakkaan syöttämä vapaateksti.


Muilta osin kalenteri käyttää käyttäjän siihen määrittelemiä oletuksia, kuten esimerkiksi ilmoituksia.


Automaattisesti syntyy sekä tuotteen että resurssin kalenteri


Varattavalle tuotteelle tehty tilaus päivittää käytännössä kahta eri Google-kalenteria: Myytävän tuotteen kalenteria ja tuotteeseen linkitetyn resurssin kalenteria (resursseja voi olla useita). 


Tuotekalenteri on käyttökelpoinen silloin, kun halutaan tietää tietyn tuotteen varaukset yhdellä silmäyksellä. Tällaisia tilanteita tulee monesti vastaan oppailla tai muilla vastaavilla, jotka tarvitsevat tiedon myydystä tuotteesta, sillä se määrittelee esim. aktiviteetin sisällön.


Johku mahdollistaa saman resurssin myymisen useissa eri tuotteissa, josta syystä varattavan tuotteen ostaminen synnyttää myös merkinnän resurssin kalenteriin. Resurssikalenteri on käyttökelpoinen esimerkiksi huoltotoimintaan, jossa tuotteen sisältö ei niinkään ole keskiössä vaan tieto resurssin käytöstä.


Google-kalenterin avaamat mahdollisuudet


Google-kalenteri synkronointi avaa myös aivan uudenlaisia mahdollisuuksia, jotka muilla tavoin olisivat monesti teknisesti työläitä toteuttaa. Esimerkiksi:


Nykyaikaiset puhelimet sisältävät Google-kalenterin synkronoinnin sisäänrakennettuna. Käyttäjän ei tarvitse käytännössä muuta kuin lisätä Google-tili puhelimen asetuksissa ja valita näytettävät kalenteri. Tämän jälkeen varaustiedot kulkevat kaikkialle mukanasi, jopa myös webiyhteyksien saavuttamattomiin. Huom. Mikäli webiyhteyttä ei ole saatavilla, kalenterin esittämä tilanne saattaa olla vanhentunut.


Google-kalentereita voidaan jakaa muille Google-käyttäjille tai niihin voidaan antaa pääsy suoralla linkillä. Tällaisia tilanteita tulee vastaan esimerkiksi silloin, kun vaikkapa majoituskohteen huolto on ulkoistettu jollekin toimijalla ja tämän pitää tietää kohteen varaustilanne ilman että näytetään mitään varaajan tietoja.


Google-kalenterissa on mahdollisuus ottaa käyttöön monipuolinen sommitelma erilaisia ilmoituksia.


Google-kalenterissa on erittäin monipuolinen kehitysrajapinta teknisesti edistyneille tahoille. Käytännössä kehittäjällä on mahdollisuus käyttää kaikkia kalenterin tietoja rajapintatasolla ja tuottaa niistä uudenlaisia esityksiä vaikkapa yrityksen extranetiin.


Yrittäjille suosittelemme Google Apps for Work -palvelua


Yrittäjille suosittelemme kuitenkin Google Apps for Work -tilin käyttöönottoa. Google for Work sisältää mm. ammattimaisen sähköpostin, paikan tiedostoilla, jaetut kalenterit, videokokoukset ja lukuisan nipun muita ratkaisuja. Apps for Work toteutettu nimenomaan modernia uuden ajan liiketoimintaa varten kaikenkokoisille yrityksille, käytettävyys ja tietoturva edellä.


Google Apps for Work:n saat helpoiten käyttöösi olemalla yhteydessä osoitteeseen asiakaspalvelu@aptual.fi tai soittamalla numeroon 0207 430 350. Aptual Oy on virallinen Google Apps for Work -jälleenmyyjä.


Ohjeita kalenterin käyttöön


Google-kalenteri ohje (FI): https://support.google.com/calendar/#topic=3417969

Google Apps Learning Center: https://apps.google.com/learning-center/